Что конкретно делать, чтобы отделять главное от второстепенного? Рассмотрим несколько способов.
Если человек не умеет отделять важное от неважного, главное от второстепенного, как бы он ни старался, он будет уставать, выгорать, перерабатывать, не принося существенных результатов. То же самое происходит, если вы старательно целитесь мимо цели. Такие люди не понимают, почему жить так тяжело, их часто называют безотказными, их считают трудоголиками и даже жалеют, но результативности это не добавляет. Непривлекательная картина. Все дело в неумении выбирать главное, как глобальное главное (куда мы движемся), так и главное в каждый конкретный момент (что делать прямо сейчас и что делать сразу после этой задачи).
Среди советов по планированию часто можно встретить такой: отделите важное от всего остального. Он как бы предполагает, что мы знаем, как именно это сделать. Давайте проверим себя и убедимся, что действительно знаем и умеем.
Время
Представьте, что вы по каким-то параметрам отделили главное от второстепенного и начали идти по плану: сначала самое главное. И тут вам звонит начальник и просит взяться за срочную задачу. Какая задача станет для вас главной теперь – которую только что озвучил начальник, или которая записана в вашем списке?
Или так. Вам остается 5 минут до окончания важной и первостепенной задачи, но вот звонит телефон, вы снимаете трубку и тратите 10 минут на разговор. Как вы определили, что телефонный разговор важнее?
Наверное, вы поняли, что не все так просто. Нужна методика, по которой можно было бы определять, что самое главное и является ли более важным новое.
Для начала не сравнивайте то, что не поддается сравнению. Более важное это не всегда неотложное. Делите задачи на важные и срочные, определяя их 4 категории согласно квадрату Эйзенхауэра:
- Важные Срочные
- Важные Несрочные
- Неважные Срочные
- Неважные Несрочные
Все это нужно не просто чтобы решить, что делать, а чего не делать, но и чтобы выстроить задачи в порядке приоритетов. Тут нужны правила. В методике «матрица Эйзенхауэра» правила такие:
- Несрочные, но важные – обязательны. Они обеспечивают вашу эффективность.
- Стремимся жить так, чтобы срочных и важных было как можно меньше, в идеале, чтобы не было совсем. Это как пожары. Мы их тушим, но лучше, чтобы их не было. Предупредить их можно правильным планированием.
- От неважных и не срочных отказываемся.
- Срочные неважные поручаем другим.
Что делать прямо сейчас? Сначала срочное (неотложное).
Как различать важное и срочное прямо сейчас? Рассмотрим несколько подходов. Распределяйте приоритеты с помощью грамотно поставленного вопроса. Задайте себе вопрос: это может быть не сделано прямо сейчас? Если такое допустимо, то задача может и важная, но не неотложная. Если этого не сделать просто нельзя – задача срочная, ее нужно делать прямо сейчас.
Если у вас только срочные дела или список важных больше, чем времени на него, стоит рассмотреть вопрос делегирования, поговорить с руководством о загрузке, принять тот факт, что ваша загрузка превышает ваши возможности и начать работать с этим.
Энергия
Есть еще один подход, важный при расстановке приоритетов. Он заставляет задуматься о том, что время – не единственный критерий, который стоит учитывать. Одну и ту же задачу можно сделать за полчаса, а можно делать 5 часов и не получить нужного результата. Например, если вы начнете ее делать, будучи усталым, отдав всю энергию на другие задачи.
Делите задачи не только по важности, но и по количеству требуемой энергии. Если дело ответственное и творческое, вряд ли само наличие времени в конце трудового для поможет выполнить эту задачу хорошо. Вы просто не сможете найти хорошие идеи из-за усталости. Зато сможете потратить это время с пользой, выполняя рутинные задачи, не требующие большого вовлечения. Планируйте самые важные энергоемкие задачи на время, когда энергии больше – в начале дня, недели и т.д.
Одно дело
Стоит ли говорить, что одновременно несколько дел делать просто невозможно. Одно может выполняться попутно, на автомате, но параллельные операции, многозадачность и прочие способы обмануть время вряд ли помогут стать эффективнее.
Есть подход, который хорошо помогает в эффективности в долгосрочной перспективе. Выберите одно, только одно дело, которое способно изменить все, упростить все, сделать многое остальное простым, несущественным или ненужным.
Подход выбора самого главного подробно описан здесь, читайте также о многозадачности и правиле одной вещи.
Однако ответить на вопрос, что есть самое главное, – настолько непросто, что большинству просто недоступно. Есть простой и забавный метод выбрать самое главное. Попробуйте! Закройте глаза, представьте себя выше всего, поднимитесь мысленно на высоту птичьего полета над своей жизнью и текущим днем. Найдите внизу себя – маленькую фигурку. Сосредоточьтесь на том, что ей нужно прежде всего. Вы видите больше, чем тот маленький человечек, окруженный массой задач и вещей. Снизу ему не видно, куда двигаться и что важнее. Подскажите ему, что следует делать в первую очередь, на чем сосредоточиться. Это техника «психологическое дистанцирование». Звучит странно, но считается эффективным методом. Говорят, самые ценные советы – это те, которые мы сами даем кому-то. Если бы мы выполняли собственные советы и могли их себе давать, мы были бы намного успешнее.
Если вы работаете с командой – первое, чему нужно научиться, это ставить приоритеты. Иначе ваша команда столкнется с тем же, с чем сталкиваетесь вы, когда не умеете выбирать главное. Больше о том, как на практике управлять командой, в материале «Управление персоналом команды: основные методы».
