Как перестроить компанию под новую ситуацию, в которой необходимо мобилизовать денежные ресурсы? Нужно оптимизировать процессы. Разбираемся, что это значит.
Оптимизация процессов – это пошаговая процедура, цель которой – повышение устойчивости и эффективности бизнеса.
Что конкретно нужно делать?
ШАГ 1.
Опишите бизнес-процессы компании поэтапно, используя метод картирования. Результатом этой работы станет карта, на которой будут отмечены шаги (этапы).
Есть три типа бизнес-процессов компании:
Оптимизация процессов – это пошаговая процедура, цель которой – повышение устойчивости и эффективности бизнеса.
Что конкретно нужно делать?
ШАГ 1.
Опишите бизнес-процессы компании поэтапно, используя метод картирования. Результатом этой работы станет карта, на которой будут отмечены шаги (этапы).
Есть три типа бизнес-процессов компании:
Читайте больше о процессах компании.
Составление карты каждого процесса – это составление блок-схемы (что за чем и при каких условиях происходит). Каждый шаг (этап) представляет собой один из процессов.
Каждый этап должен содержать обязательные элементы:
Составьте карту того, как, по-вашему, все должно быть, потом карту того, что есть на самом деле, сравните и сделайте выводы. Вы обнаружите, что на некоторых этапах нет ответственного, а некоторые этапы дублируются. В некоторых случаях вы признаете, что один из существующих процессов лишний.
При грамотной организации, картирование – это простое и эффективное упражнение, доступное любому составу собравшихся. Вы удивитесь, насколько просто обнаружить пробелы во внутренних процессах.
ШАГ 2.
Далее можно поработать с жалобами, чтобы убедиться, что все учтено. Если канала для жалоб нет – стоит его настроить. Это позволит найти точки неэффективности.
ШАГ 3.
Найдя неэффективные зоны, с ними нужно работать, установив приоритеты.
Так можно повышать эффективность любого процесса, но сосредоточьтесь прежде всего на процессах, которые дают ценность клиентам, сотрудникам, владельцам, партнерам.
Обычно в компаниях самым неэффективным процессом, но важным с точки зрения ценности, оказывается взаимодействие с клиентами. Улучшить взаимодействие нетрудно, нужно научиться задавать себе вопросы: для кого мы это делаем, какого результата ждем?
Если в ходе анализа процесса не понимаете, зачем это, возможно, вы рассматриваете неэффективный процесс.
ШАГ 4.
Оптимизируйте саму процедуру поиска слабых звеньев: ведите базу знаний, в которую добавляйте обнаруженные проблемы и идеи по их решению.
Какими могут быть идеи по работе с неэффективными процессами? Работать с неэффективными процессами нужно поэтапно.
На первом этапе – краткосрочные меры, которые дадут эффект в ближайшее время. Если такими мерами не заниматься – бизнес развалится, не дождавшись, когда сработают долгосрочные меры. На первом этапе можно запустить пилотный проект, провести эксперимент, внедрить промежуточное решение, которое потом можно будет автоматизировать.
Второй этап – среднесрочные цели (1-3 года), третий этап – долгосрочное планирование. На втором этапе можно наблюдать за результатами экспериментов и внедрять то, что хорошо себя проявило, постепенно улучшая решение.
На третьем этапе можно изучить передовой опыт отрасли, разработать стандарты качества, обмениваться опытом с другими компаниями.
В оптимизацию входит также инвестирование в сотрудников. Чаще всего проблемы у компании появляются из-за проблем в процедурах, поэтому сотрудников нужно обучать и сопровождать на этапе внедрения новых процедур.
Не забывайте о правиле Парето: 80% проблем возникают из-за 20% причин. Важно выявить основные причины трудностей и исключить их. Корректируйте свой путь оптимизации небольшими итерациями, используйте гибкий подход.
Можно ли справиться без консультанта? Роль внешнего консультанта может играть команда, которая отвечает за основные процессы. Люди должны участвовать в команде на временной основе, в команду нужно включить представителей разных подразделений. Команда должна взаимодействовать со всеми отделами, ее основной задачей будет разработка и контроль выполнения плана оптимизации.
О том, как удержать финансовое равновесие компании в сложные времена, узнайте из материала «Поведенческие тенденции бизнеса и генерирование денежных потоков».
Узнать больше »
Составление карты каждого процесса – это составление блок-схемы (что за чем и при каких условиях происходит). Каждый шаг (этап) представляет собой один из процессов.
Каждый этап должен содержать обязательные элементы:
- Вход.
- Выход.
- Ответственный.
- Подразделение.
Составьте карту того, как, по-вашему, все должно быть, потом карту того, что есть на самом деле, сравните и сделайте выводы. Вы обнаружите, что на некоторых этапах нет ответственного, а некоторые этапы дублируются. В некоторых случаях вы признаете, что один из существующих процессов лишний.
При грамотной организации, картирование – это простое и эффективное упражнение, доступное любому составу собравшихся. Вы удивитесь, насколько просто обнаружить пробелы во внутренних процессах.
ШАГ 2.
Далее можно поработать с жалобами, чтобы убедиться, что все учтено. Если канала для жалоб нет – стоит его настроить. Это позволит найти точки неэффективности.
ШАГ 3.
Найдя неэффективные зоны, с ними нужно работать, установив приоритеты.
Так можно повышать эффективность любого процесса, но сосредоточьтесь прежде всего на процессах, которые дают ценность клиентам, сотрудникам, владельцам, партнерам.
Обычно в компаниях самым неэффективным процессом, но важным с точки зрения ценности, оказывается взаимодействие с клиентами. Улучшить взаимодействие нетрудно, нужно научиться задавать себе вопросы: для кого мы это делаем, какого результата ждем?
Если в ходе анализа процесса не понимаете, зачем это, возможно, вы рассматриваете неэффективный процесс.
ШАГ 4.
Оптимизируйте саму процедуру поиска слабых звеньев: ведите базу знаний, в которую добавляйте обнаруженные проблемы и идеи по их решению.
Какими могут быть идеи по работе с неэффективными процессами? Работать с неэффективными процессами нужно поэтапно.
На первом этапе – краткосрочные меры, которые дадут эффект в ближайшее время. Если такими мерами не заниматься – бизнес развалится, не дождавшись, когда сработают долгосрочные меры. На первом этапе можно запустить пилотный проект, провести эксперимент, внедрить промежуточное решение, которое потом можно будет автоматизировать.
Второй этап – среднесрочные цели (1-3 года), третий этап – долгосрочное планирование. На втором этапе можно наблюдать за результатами экспериментов и внедрять то, что хорошо себя проявило, постепенно улучшая решение.
На третьем этапе можно изучить передовой опыт отрасли, разработать стандарты качества, обмениваться опытом с другими компаниями.
В оптимизацию входит также инвестирование в сотрудников. Чаще всего проблемы у компании появляются из-за проблем в процедурах, поэтому сотрудников нужно обучать и сопровождать на этапе внедрения новых процедур.
Не забывайте о правиле Парето: 80% проблем возникают из-за 20% причин. Важно выявить основные причины трудностей и исключить их. Корректируйте свой путь оптимизации небольшими итерациями, используйте гибкий подход.
Можно ли справиться без консультанта? Роль внешнего консультанта может играть команда, которая отвечает за основные процессы. Люди должны участвовать в команде на временной основе, в команду нужно включить представителей разных подразделений. Команда должна взаимодействовать со всеми отделами, ее основной задачей будет разработка и контроль выполнения плана оптимизации.
О том, как удержать финансовое равновесие компании в сложные времена, узнайте из материала «Поведенческие тенденции бизнеса и генерирование денежных потоков».
Узнать больше »
