Грамотный анализ процессов работы компании: от аудита до определения метрик

HR-процессы — это та часть компании, которая влияет на главный ресурс предприятия — то есть, на её сотрудников. Вся необходимая информация, касающаяся персонала (адаптация, развитие, оформление отпуска, получение необходимой справки и прочее) не должны находиться невыраженными, их всех необходимо структурировать и отражать. Стоит помнить, что, чем выше сложность работы какого-либо процесса, тем будет труднее ориентироваться в нём без какого-либо сопутствующего описания (особенно, когда речь ведётся об автоматизированном процессе).

Получаемые преимущества в результате описания процессов

Первое преимущество — это поможет понять, как работают все процессы в компании. Главное — составить грамотное описание, которое будет понятно каждому. К примеру, во время адаптации или обучения персонала можно не переживать за нового сотрудника, так как ему своевременно поступит информация, а на начальном этапе он получит помощь от назначенного сотрудника. Поэтому адаптация пройдёт куда проще и легче как для самого сотрудника, так и для всего HR-отдела.

Второе преимущество заключается в высокой вовлечённости персонала во время работы. Так как без отсутствия систематизации всех процессов работы компании, у сотрудников может возникнуть демотивация и скорейшее выгорание. Третье преимущество — это вклад в развитие HR-бренда как внутри, так и снаружи. Если сформировать отлаженную систему, которая работает качественно, то сотрудники будут отлично отзываться о компании как среди своих друзей, так и в тех же отзывах на Хэд Хантере.

Четвёртый плюс — снижение текучки персонала. Согласно опыту многочисленных компаний, можно сказать одно — грамотное описание всех процессов поможет снизить текучку как уже имеющегося персонала, так и тех, кто только пришёл на работу. Касательно второй группы нужно составить подробное описание процесса адаптации, так значительно снизится количество человек, которые уволятся, ещё даже не пройдя испытательный срок.

Что значит описать процесс?

В HR-департаменте необходимо описать каждый этап сотрудника в компании, перечислим основные:

• адаптация — первичные меры, направленные на внедрение сотрудника в процесс работы;
• мотивация и вовлечение, направленные на стимуляцию работника, чтобы он выполнял свои первичные обязанности, а также стремился к развитию;
• оценка — в результате, которой оцениваются последствия работы сотрудника;
• обучение и развитие — во время оценки также определяются недостатки, которые необходимо устранить, дав сотруднику необходимые знания;
• удержание;
• расставание — в результате, которого сотрудник уходит с работы.

Описать каждый из вышеперечисленных этапов нужно подробно, так как они имеют большое количество тонкостей и мелких деталей, из-за которых и образуется единая и сложная структура.

Если же делать всё наоборот и не стремиться к полному описанию всех процессов работы, то это будет приводить к плачевным последствиям, когда идёт всё не по плану. К примеру, проблемы могли возникать при первичном получении техники, а также предоставления прав доступа к необходимому ПО. Несогласованность действий лишь вносит больше хаоса в рабочий процесс, а не помогает адаптироваться новым сотрудникам к работе в новой компании, что имеет свои плачевные последствия.

СПРАВКА. Чтобы этого избежать можно использовать тренинг по командообразованию для сотрудников, их доступно большое количество, поэтому вы без труда сможете найти то, что нужно вам.

Какие этапы предусмотрены в этом процессе?

Рассмотрим основные процессы, которые помогут в проведение всей систематизации:

1. Первое и самое важное — проведение аудита. Важно в самом начале понять, какие процессы уже реализованы, какие в процессе, а над какими ещё стоит поработать. Это поможет подойти к такому сложному вопросу систематически, а также правильно распределить работу, определив преимущественную работу.
   Стоит помнить, что в HR-процессы вовлечены не только привычные работники, связанные с этой сферой (например, рекрутеры или специалисты отдела кадров), но ещё и финансовый отдел, IT-отдел, административно-хозяйственная часть, администраторы и менеджеры в разных отделах). Задействованность каждого из работников гарантирует достижение отличных результатов. Взаимодействие между разными отделами, пожалуй, будет самым тяжёлым, с чем вам придётся столкнуться в рамках осуществления этого процесса. Это связано с тем, что на стыках всего процесса, часто что-то идёт не так, из-за чего возникают трудности и проблемы.
   Одна компания начала с того, что составила в Confluence список всех возможных HR-процессов в компании. Были изначальные описания, поэтому их также прикрепили, использовали в качестве базисной информации. Работа достаточно тяжёлая, кропотливая, требует большого количества внимания со стороны работников.
   Аудит может проводиться как самостоятельно самой компанией, так и с привлечением специалистов со стороны. В процесс составляет реестров может выявиться, что у компании есть определённые блоки, которые даже ещё не описаны, на них нет ссылок. Это и сможет стать отправной точкой для начала ваших работ.
   Если начинаете приступать к работе, то стоит быть готовыми к тому, что это всё не на один день, будет требоваться куда больше времени, так как потребуется составить полную структуру, учесть все процессы, происходящие внутри компании. Во время всей работы будут обязательно находиться все процессы, которые не были учтены или были упущены, поэтому рекомендуется идти от структуры HR-цикла компании и постепенно наполнять его блоками. Это, как раз таки и поможет не путаться во время, воссоединить все элементы в единую целую систему и получить ценные сведения о всех событиях в компании.
2. Оценивание работников, которые работают в рамках конкретного процесса. Для этого нужно создать, так называемую, специальную группу по каждому из процессов, а также назначить специалистов, ответственных за каждый конкретный шаг и за всю работу в целом. Также у каждого процесса должен быть свой лидер ил же владелец, то есть человек, ответственный за процесс и выполнение всех необходимых действий в установленный срок. Так называемый, лидер и его рабочая группа должны будут подготовить подробнные описания, проконтролировать их вычитку и согласовать, учитывая все этапы, ошибки и другие тонкости, во время их осуществления. Без этого даже детально прописанный процесс зайдёт в тупик, то все специалисты со временем будут перекидывать обязанности друг на друга, а вся работа просто напросто остановится в самом начале.
   В качестве владельца можно назначить руководителя определённого отдела. Нужно будет провести встречу с ним, определить обязанности его рабочей группы, как будут разделяться все задания внутри неё и многие другие тонкости, необходимые для грамотного выполнения обязательств. У каждого из владельцев, да и участников рабочей группы, должна сформироваться ответственность за выполняемую работу. Потребуется объяснить каждому участнику цель этого процесса и его ценность, чтобы человек точно смог ответить за осуществление процесса без напоминаний со стороны других. Главное при осуществление этой задачи — вовлечённость всей группы, а именно лидера, в весь процесс работы. Это будет точным залогом успеха проведения мероприятия. Так, руководящий может установить общение со всеми, получив доверие, также важна поддержка и мотивация со стороны лидера.
   При этом стоит помнить одно — просто не будет, так задача описания процесса требует усидчивости и концентрации внимания, потребуется уделить немало времени.
3. Определение целевой аудитории — это будет третьим этапом. Под целевой аудиторией, конкретно здесь подразумевается тот, для кого эти процессы описываются. Характер целевой аудитории напрямую будет определять стиль написания текста, источник, где он будет публиковать и множество других факторов. Можно использовать несколько универсальных критериев, которые чаще всего используются: HR-отдел, её специалисты, управленцы, потенциальные кандидаты, ещё находящиеся на рынке труда.
   Внутри компании будут различные ЦА, и поэтому тексты должны предоставляться по-разному. К примеру, руководителям нужны одни данные, а подчинённым совершенно другая подача и информация.
   Для большего удобства рекомендуется формировать базы данных, которые нужны для каждой целевой аудитории, учитывая ее потребности.
   Чаще всего, в процессе аудита выясняется, что большая часть процессов компании была направлена именно на сотрудников внутри компании, меньшее внимание было уделено, как раз таки — на соискателей. При этом многие процессы не нашли отражения на бумаге или в базе знаний, всё находилось только в головах сотрудников. Из-за этого люди не могли едино воспринимать информацию, каждый её воспринимал по-разному, исходя из убеждений в голове. Держать всю информацию в голове точно не стоит, так как будет возникать куда больше неточностей и вопросов. Или же возможен критичный случай, кода главный носитель информации уходит в отпуск, а также он может просто уволиться. В таком случае этом случае база знаний, конечно, не закроет нужду в полноту знаниях, то хотя бы даст базисную информацию, которая поможет в выполнении задач.
   Можно использовать различные источники получения информации, например информативный портал на сайте компании. Он предоставит доступ к информации в более упрощённом виде, в результате чего будут получены ответы на вопросы, которые возникают чаще всего.
   При этом сервис должен работать простым способом. Например, сотруднику интересна информация по отпуску, он вводит в поисковик это слово, а ему выходят вся нужная информация — например, информация по его оформлению, к кому нужно обратиться по данному вопросу.
4. Определение метрик результативности. Это позволит оценить эффективность проводимых процессов как до описания, так и после. Например, что получилось улучшить, что осталось на том же уровне, а что ухудшилось. Нужно не только описывать процессы компании, а также грамотно анализировать их. По каждому процессу, который внедряют, нужно применять метрики.
   Например, для HR-аналитики можно использовать программы и программное обеспечение, в которой специалисты из этой сферы смогут увидеть статусность по каждому из процессов, происходящего внутри компании. Метрики должны отслеживаться на постоянной основе, поэтому увидеть динамику их развития можно будет проще простого.
   Для подтверждения прогресса, можно спрашивать оценку процессов внутри компании у самих сотрудников. Отметьте, какие оценки были до и какие стали после внедрения описания процессов, с большей вероятность они увеличатся.
   Можно использовать и другой показатель (он будет больше косвенным) — количество обращений работников в HR-службы по вопросам, связанными с их работой. Такой показатель будет изменяться не сразу, так как важно с самого начала популязировать ресурсы, через которые и будут описываться все процессы.
   Но тут стоит помнить об одном, изменения в метриках редко связывают с определённым событием, особенно, когда речь ведётся о сотрудниках и работе с ними. Чаще всего на ситуацию в компании влияют не только процессы, которые описываются, но и многие другие факторы, которые с первого взгляда могут и не влиять на работу.
   Стоит помнить, что метрики помогут при определение качества работы, но при этом относится к полученной информации критически. Стоит делать вывод на основе данной информации, но при этом не забывайте делать выводы, которые вам помогут.

Заключение

В качестве небольшого вывода стоит понять, что же получит компания в результате подробного описания всех процессов работы внутри компании:

• качество каждого процесса в компании;
• поддержание качества работы на должном уровне (или даже высшего должного уровня);
• улучшенные и упрощённые коммуникации между отделами, а также между вышестоящими руководителями и подчинёнными;
• быстрая и своевременная адаптация новых сотрудников;
• вовлеченность специалистов в процесс работы;
• качественная обратная связь;
• развитый HR-бренд.

Если сказать в заключении, то описание всех процессов компании, их анализ метрики и аудит помогут увеличить эффективность работы компании, так как все процессы будут прозрачны. А всё это будет иметь свои отличные и эффективные результаты. К примеру, отличная репутация, устойчивое положение на рынке. Также не стоит забывать и про оценку вовлеченности персонала, повысить её можно путём посещения тренинга для руководителей или же тренинга по командообразованию для сотрудников.