Инструменты для анализа рабочих встреч: чего они в реальности стоят

В сети интернет часто встречается сверхъестественный вид сатиры. Это дизайн работы мечты. Ведь есть вымышленный показатель пунктуальности встречи, которая была назначена. Он позволяет узнать вероятность опоздания приглашенных. Еще одним вариантом социальной сатиры можно назвать раскрытие Linkedln, касающееся кумовства, которым нарушается корпоративная культура. Суть его в том, что добавлена специальная метка. Она призвана оповестить пользователя о наличии у одного из менеджеров связей с его боссом. Итак, виртуальным миром подразумевается воспроизведение банальности получаемых электронных писем с помощью специальных программ.

 

А также стоит упомянуть про новую версию платформы Zoom. Из-за нее можно пропустить немало душераздирающих вступлений. К примеру, один из новых сериалов на платформе Netflix.

 

Но особо интересна функция рабочего календаря, встроенного в Google. Она позволяет узнать стоимость встречи еще до того, как совершен звонок, чтобы договорить о нем. Однако по сути это все воображаемые концепции, задачей которых является высмеивание общепринятых норм в офисе. Исключением является встроенный в Google календарь.

 

Сегодня же одной компании оказалось по силам создание данного инструмента по-настоящему. Так, компания Shopify активно развивает тимбилдинг-онлайн и предлагает своим сотрудникам вычислять цену предстоящих встреч еще до появления их в рабочем календаре. Итак, ее руководство анонсировало начало использование новой тактики. Она направлена на отказ от запланированных встреч, которые по факту являются бесполезными. Ведь предлагаемый калькулятор может оценивать встречу, на которой должно быть более трех человек. Теперь, когда сотрудники откроют календарь, предназначенный для планировки мероприятия, интегрированным инструментом будет использоваться следующая информация:

Благодаря этим факторам, упрощается задача определения прогнозируемой цены.

 

Инструмент, который был создан впервые в процессе общекорпоративного рабочего хакатона, сегодня является доступным только для тех, кто является сотрудниками Shopify. Он был создан, чтобы предотвратить ненужные встречи. Для этого сотрудникам показывается, чего они стоят.

 

Каз Неджатян, который является главным операционным директором компании Shopify написал Quartz деловое письмо. В нем он рассказал о разработке им калькулятора стоимости для бросания вызова актуальному положению дел. Сказал он и о своем желании побудить к пересмотру необходимости назначенных встреч. А также по его словам еще одной целью разработки калькулятора стоимости было внесение вклада в изучение творческих вариантов сотрудничества. Рассказал он и об идее интеграции подобного инструмента в работу команды. По его словам, такая идея заключается в выявлении суммы повседневных затрат так, чтобы коллектив сразу заметил лишние траты, но при этом не пришлось менять ход своей ежедневной работы.

Во время пандемии коронавируса многим пришлось перейти на удаленную работу. В результате чего офисные работники погрязли в виртуальных совещаниях. Так, в предоставленном компанией Microsoft отчете сообщается, что пользователями сервиса Teams замечено увеличение времени, проводимого на собраниях. Они отметили, что время, проводимое в залах заседаний, лучше было бы потратить на достижение поставленной цели.

 

А также стоит сказать о том, что ЛИДЕР компании Shopify прилагает усилия для сокращения количества ненужных встреч. Так, в январе он отменил 12000 рабочих мероприятий, которые повторялись в рабочем календаре. Это дало свои результаты - по словам руководства, компания сегодня тратит на проведение совещаний меньше времени, а использует его на работу над новыми интересными проектами.

Идею расчета времени, затрачиваемого на встречи, нельзя назвать новой. 8 лет назад Harvard Business Review выпустило приложение для определение стоимости встреч с помощью встроенных виртуальных инструментов. Shopify же по факту просто усовершенствовало их идею. Кстати, по словам руководства этой компании, у них были часы и калькулятор для расчета стоимости назначенных встреч в их первом рабочем офисе, находящемся в Оттаве. Сегодня же ими разработан цифровой вариант.

Для чего нужно останавливаться на виртуальных калькуляторах рабочих трат и заниматься обсуждением созданных таблиц? Ведь ненужные встречи по сути являются созревшими для оперативного переосмысления. Вполне вероятно, что вам придется по душе расшифровщик современного жаргона или же минимизатор громкости звуков. Как вариант, возможно окажется полезным расширение, позволяющее визуализировать, на сколько человеческая речь доминирует в приложении Google Meet - это реальный инструмент, недавно выпущенный магазином Chrome.

 

Важно! Как и любого другого рабочего места у Quartz тоже имеется ряд претензий. Поэтому наш новостной отдел собрал актуальные предложения, касающиеся цифровых инструментов, нацеленных на сотрудников, которые нарушают правила поведения на собраниях.

На виртуальных деловых встречах, подразумевающих сверхурочную работу, выступающему создается фон в виде огромной акулы, плывущей за ним. Каждому выступающему дается 30 секунд. В противном случае можно получить «челюсти».

 

Внимание! Кроме того, каждому пользователю Zoom дается время на выступление, и выделяется цифровой фонарь. Когда время будет израсходовано, к собранию присоединяется Джефф Пробст и просит потушить фонарь. Помимо этого, когда заканчивается время, из динамиков начинает играть громкая музыка.

Для людей, боящихся публичных выступлений, плагин может превращать лица аудитории в красивые смайлики. Это позволяет успокоиться и выступать без стеснения.

 

Если же предпочтительны встречи из дома, рекомендуется выбрать виртуальный фон в виде прямой трансляции из офисного кабинета. Это позволит уменьшить давление со стороны менеджера в отношении действующей в компании политики приватных бесед.

Когда кто-то начинает хвастаться и возвышаться за счет коллег, машина мигает полем красного цвета. При этом поле увеличивается до размеров не контролируемого говорящим эго.

По мнению Джулии Маллек, в плагине, перемешивающем на дисплее имена сотрудников, смысла нет, как и в назначенной встрече. Ведь это все делается ради создания хаоса.

 

Чтобы работа была эффективнее, и стало проще управление командой проекта, рекомендуется правильно распределить рабочее время, в том числе проанализировать, сколько времени тратится на деловые встречи, и всегда ли в этом есть необходимость. Разные компании с целью решения этой задачи применяют разные подходы. Например, Shopify предлагает своим сотрудникам расчитывать стоимость встреч с помощью специального калькулятора. Нет сомнений, что если это им помогло увеличить продуктивность работы, то поможет и другим компаниям.