Искусство адаптации: как интегрировать новых сотрудников в команду

Если сотрудник увольняется в первые месяцы, компания несет убытки – время и ресурсы на обучение уже потрачены, а человек только-только начал работать в полную силу и еще не успел отработать вложения в него. Одно дело, если такое произошло разово – ситуации бывают всякие, причин для увольнения бывает много, и не всегда в этом кто-то виноват. Но если это происходит постоянно, то что-то во внутренних коммуникациях налажено неверно, и это необходимо исправлять.

Какие бывают способы адаптации новых сотрудников, какие эффективны, а какие нет? Зачем вообще нужна адаптация?

Причины увольнения новичков

Если обратить на это внимание, можно заметить разницу между компаниями: в одних штат сотрудников постоянно полон и стабилен, в других – постоянная текучка кадров. Это зачастую объясняется эффективностью процесса адаптации, который помогает новому сотруднику влиться в коллектив и освоиться на рабочем месте. По статистике, большинство увольнений происходит в первый месяц работы из-за эмоционального дискомфорта.

Согласно исследованию McKinsey & Company, после пандемии в США уволилось рекордное количество сотрудников — свыше 19 миллионов, причем многие из них уходили добровольно. Опрос, проведенный в различных странах, показал, что 40% респондентов рассматривают возможность увольнения в ближайшие месяцы из-за недооцененности со стороны руководства и ощущения отчуждения от организации.

Ключевые цели адаптации:

• помочь новому сотруднику встать на ноги и понять свою роль в компании,
• сделать его частью команды.

Крупные компании осознают ценность успешной адаптации, так как потеря сотрудника означает потерю времени и денег на поиск и обучение нового человека.

Кроме того, успешная адаптация способствует повышению лояльности сотрудника, мотивирует его на карьерный рост внутри компании и способствует его вовлеченности в рабочий процесс. Человек, который чувствует себя частью команды и видит свою ценность, с большим энтузиазмом идет на работу, выполняет задачи, не боится обратиться к коллегам за помощью (благодаря чему сразу делает работу корректно и не тратит время на исправление ошибок), не саботирует рабочий процесс. Для того, чтобы наладить это на постоянной основе, следует включить адаптацию в план обучения персонала как обязательный пункт.

Какой бывает адаптация?

Адаптация в рабочей среде может быть разделена на официальную и неофициальную. Первая включает в себя знакомство с правилами, обязанностями и ключевыми индикаторами производительности. Чаще всего она осуществляется через тренинги или менторство.

Если в крупных компаниях есть установленные письменные правила адаптации, то в малых организациях онбординг зависит прежде всего от личного подхода руководителя. Если у него нет времени или желания заниматься новичком, то тот должен будет разобраться в работе самостоятельно.

Неофициальная (или социокультурная) адаптация далеко не всегда присутствует даже в крупных компаниях, не говоря уже о средних и маленьких предприятиях. Она в основном осуществляется через общение с коллегами.

Именно этот процесс и формирует чувство принадлежности. Если же он проходит неудачно или вообще отсутствует, то это может вызвать эмоциональный дискомфорт и привести к увольнению сотрудника уже в первый месяц работы.

Для того, чтобы успешно адаптироваться в коллективе и чувствовать себя его частью, необходимо понимать корпоративную культуру и дух компании. Сюда входят ценности и принципы работы, дресс-код, оформление рабочего места, нормы общения, распорядок дня, негласные правила и особенности личностей коллег. Сложно передать всю эту информацию в формальных инструкциях, поэтому лучше всего она усваивается через общение с бадди, прямыми руководителями и наставниками.

Например, в компании «Вкуссвилл» каждый сотрудник имеет возможность оформить и украсить свое рабочее место так, как ему вздумается – это своеобразная площадка для самовыражения. В другой же компании с иерархичной структурой и большой сетью офисов рабочее место регламентировано до мельчайших деталей, включая расположение клавиатуры и монитора. Устройство офиса также считается отражением ценностей компании, однако, чтобы новый сотрудник правильно понимал все нюансы, их необходимо обсудить с ним и при необходимости пояснить причины того, почему сложилось именно так.

Часто то, что не прописано в правилах, может быть воспринято неверно. Кроме специфики самой организации, важно учитывать и особенности каждого сотрудника. Некоторые предпочитают официальные обращения по имени-отчеству и только на «вы», а другим достаточно просто имени (причем кому-то в полной форме, а кому-то в краткой). Это невозможно прописать в регламентах, но можно объяснить новичку на словах.

Социокультурная адаптация для новых сотрудников не менее важна, чем введение его в курс дела по его задачам и обязанностям. И лучше отдельно назначить ответственных за это лиц, чем пускать процесс на самотек.

Как адаптировать новичков в небольших компаниях?

В небольшой организации процесс адаптации новых сотрудников можно начать с разработки инструкции, в которой определены цели обучения на первую неделю, месяц и первые три месяца работы. Это поможет создать стандартный план, согласованный с испытательным сроком и имеющий четкие контрольные точки. Такой график поможет и новичку, и работодателю.

Далее новый сотрудник должен сам составить подробное расписание на каждый этап: план на неделю, месяц и три месяца. Именно так передается ответственность новичку, и это помогает получить обратную связь по тем вопросам, которые человек не решается задать напрямую.

Следующим шагом будет обеспечение синхронизации с коллегами. Простейший способ – организовать обязательный обед для новичка и остальных членов коллектива. В многих крупных компаниях применяются инструкции для наставников и старших коллег, которые включают список совместных мероприятий. В коллективах поменьше можно использовать аналогичный метод с поправками на специфику бизнеса и организации. Наставнику следует отдельно оплатить его временные дополнительные обязанности, чтобы он был заинтересован в деле и не пренебрегал подопечным под предлогом чрезмерной загруженности.

Как адаптировать сотрудников на удаленке?

Нельзя недооценивать важность адаптации сотрудника при удаленной работе. Большинство компаний решают эту задачу с помощью гибридного графика, требуя от нового сотрудника провести первый месяц в офисе перед переходом на удаленку, а также время от времени собирая команду лично.

При посещении офиса новичок имеет возможность лично ознакомиться с рабочим процессом, познакомиться с коллегами и узнать особенности культуры компании. Это классический сценарий, не отличающийся от того, что происходит при работе офлайн.

В случае, если невозможно собрать удаленных сотрудников в офисе (например, они живут в других городах или странах), стоит обратиться к социокультурной адаптации. В 2020 году, когда большинство компаний перешли на удаленку, многие проводили онлайн-митапы по видео. Эти мероприятия были регулярными и проходили по вечерам, имитируя визит в бар. Многие сохранили эту традицию даже тогда, когда необходимость в этом отпала.

Каждый участник готовил себе напиток, и все собирались онлайн, чтобы обсудить конкретную тему или просто поиграть в игры на командообразование для сотрудников – существует множество вариантов, не требующих офлайн-присутствия. Одним из популярных примеров можно назвать конкурс, где по фотографии рабочего места нужно было угадать, кому оно принадлежит. Это было не только весело, но и помогало участникам ближе познакомиться и поднять культурный уровень взаимопонимания. Идеи и даже готовые схемы таких игр можно найти здесь.

Ошибки в адаптации

Среди ошибок и заблуждений, касающихся адаптации новичков в коллективе, можно выделить два основных и глобальных, из-за которых процесс губится еще в самом начале.

Многие ошибочно полагают, что адаптация не нужна сотрудникам не на всех должностях, словно есть важные и неважные позиции в компании. Но на самом деле каждый человек влияет на атмосферу всего коллектива, даже если его рабочие задачи не пересекаются с другими напрямую. Например, уборщица, которая, казалось бы, не контактирует с другими и просто поддерживает порядок, также оказывает влияние на настроение и продуктивность коллектива. Адаптация помогает сотруднику понять, какие вещи важно учитывать, чтобы почувствовать себя частью команды и быть счастливее.

Еще одним заблуждением можно назвать убеждение, согласно которому малым компаниям не нужно адаптировать новичков, особенно если у них небольшой штат. На самом деле любая организация, даже маленькая, должна стремиться к росту и развитию. Необходимо выстраивать процессы, способные выдержать масштабирование. Улучшение процесса адаптации в компании напрямую влияет на эффективность и прибыль.

Чек-лист для успешного онбординга

1. Подготовка должностной инструкции, регламента онбординга, рабочего места, доступов, инструментов для новичков заранее, до их выхода на работу.
2. Участие не только руководителя, но и других сотрудников (HR, старший специалист отдела, наставник и другие при необходимости).
3. Адаптация не заканчивается в первый день, есть минимум два этапа с конкретными сроками и своевременной проверкой достижений.
4. Необходимо постоянно модернизировать процесс онбординга, так как успешная адаптация напрямую влияет на эффективность и прибыль компании.

Команда Мангогеймз разрабатывает и проводит деловые игры для адаптации новых сотрудников и рассказывает о свои кейсах в разделе Портфолио. Одним из самых простых и эффективных решений для онбординга может  быть игра «Символы». Она быстро выявляет культурные и поведенческие различия, помогает участникам находить общий язык с коллегами, четко и понятно выражать свои мысли. Как правило, после завершения игры все участники становятся добрыми друзьями, создают вокруг себя позитивную рабочую атмосферу, быстро и эффективно решают рабочие задачи. А программа адаптации надолго остается в воспоминаниях участинков.