Как быть эффективнее в режиме многозадачности

Многие компании ожидают от сотрудников способности работать в режиме многозадачности. Оказывается, это не просто ожидание, а скорее необходимость. Соглашаясь работать в таком режиме, сотрудники обрекают себя на выгорание и нарушение баланса между работой и личной жизнью. Ответ на вопрос, зачем это нужно работодателям, связан с высокой скоростью бизнеса, где каждая минута имеет большую ценность. Есть определенные правила, которые помогут соблюдать баланс и не разрушить себя в погоне за выполнением нескольких задач одновременно.

Эффективность многозадачности – миф?

Миф многозадачности разрушается. В реальности мы не способны заниматься несколькими делами одновременно, в отличие от того, что многие себе представляют. Мозг фокусируется только на одном действии, остальные выполняются автоматически, без осознания. Когда требуется полная концентрация, многозадачность не может быть оптимальным решением.

Многозадачность – это сложное и редкостное умение. Ее можно сравнить с невозможным выполнением нескольких действий одновременно – например письмо двумя руками сразу, чтение стихов вслух и движения ногами. Лишь немногим людям удается достичь таких высоких результатов, и эти способности требуют длительного и настойчивого развития. Однако природа человеческого мозга не позволяет мыслить о двух и более вещах одновременно. Вначале мы обдумываем одну задачу, затем переходим к другой. В процессе перехода от одного файла к другому мы теряем цель, и каждая новая задача начинается сначала. Поэтому, хотя многозадачность в строгом смысле отсутствует, некоторым людям удается достичь ее или приблизиться к ней путем практики и тренировок.

Существуют люди, утверждающие, что они способны одновременно отвечать на письма, участвовать в зум-встречах с коллегами и заполнять отчеты. Теоретически, такая возможность существует, но при этом каждое из этих занятий требует энергии и вовлеченности. В итоге невозможно полностью сосредоточиться на совещаниях или планерках, так как мысли полностью заняты письмами. Или наоборот. Или внимание разбросано по нескольким сферам сразу.

Нейропсихологи считают, что если пытаться выполнять несколько задач одновременно, получится рассеивание внимания и создание иллюзии высокой продуктивности. Казалось бы, так можно успеть многое за один рабочий день, но на самом деле половина завершенных таким образом дел требует доработки из-за неточностей и ошибок, возникающих из-за попытки удержать все в голове одновременно. Поэтому такая работа становится формальной. Эта ситуация – естественный фактор, а не результат особого умения справляться со множеством дел одновременно.

Для многих ситуация, когда нужно многое успевать одновременно, считается нормой, так как люди привыкли к подобному ритму и в повседневной жизни.

Современный образ жизни научил тому, что чтобы достичь успеха, нужно быть ловкими, изобретательными и энергичными. Мы стремимся быть хорошими хозяевами, заботливыми родителями, успешными бизнес-людьми и всесторонне развитыми личностями. Ожидается, что можно быть одинаково успешными в нескольких сферах жизни, нужно только приложить усилия и освоить определенные навыки. Именно поэтому все участвуют в гонке к успеху и стараются быть везде одновременно сразу. Но обратная сторона этой медали заключается в неполном участии в каждом деле и возрастающем неудовлетворении собой. Другими словами, навык многозадачности до предела постоянно испытывает психику.

Развитие мира происходит стремительными темпами, требуя от нас широкого кругозора, постоянного обучения в различных областях и стремления к личностному росту. Эта потребность касается не только профессиональной деятельности, но и других аспектов нашей жизни. Вместе с этим возникают тревоги и стрессы – мы постоянно спешим, сравниваем себя с окружающими, и наша уверенность в себе начинает падать. Всегда существует недостижимый идеал, который кажется нереализуемым как дома, так и на работе, и в личной жизни.

Если рассматривать способность к мультизадачности как неэффективный расход сил, а не как тщательно продуманную и эффективную работу, то почему же работодатели настаивают на наличии этого навыка у кандидатов еще на этапе вакансии? Здесь дело в том, как они понимают эту концепцию. К сожалению, желание сэкономить на штатном составе является одной из причин, заставляющих работодателей создавать отрицательные сценарии относительно мультизадачности.

Многие эксперты отмечает, что в некоторых случаях соискатели при поступлении на работу соглашаются на понятный круг обязанностей и подписывают трудовой договор. Однако после этого работодатель просит делать дополнительную работу, и сотрудник выполняет ее первые два-три месяца с высокой эффективностью, рассчитывая на дополнительное вознаграждение и признание дополнительных усилий. К сожалению, ожидания не всегда оправдываются. Некоторые руководители относятся к выполняемости различных задач как к само собой разумеющемуся факту. Соответственно, внутренняя мотивация сотрудника снижается, поскольку отсутствует адекватное вознаграждение.

Иногда разнообразие задач берет начало из-за неожиданных обстоятельств, что требует включения во множество единовременных заданий. Временами это допустимо, но в случае, когда такая высокая нагрузка становится постоянной, это может привести к серьезным последствиям. Старожилы, имеющие богатый опыт в работе с персоналом, предупреждают, что наступит момент, когда у человека неизбежно начнут появляться признаки выгорания.

Опыт показывает, что многозадачность необходима, но следует учесть, что такой режим работы может привести к выгоранию сотрудников. Высокая нагрузка ведет к низкому качеству выполнения задач. Эффективный сотрудник – это не неиссякаемый источник энергии, а человек, который способен работать эффективно и сохранять баланс. При всем желании инициативы, мы должны помнить о необходимости поддерживать разумную меру.

Как эффективные менеджеры используют концепцию многозадачности?

К счастью, стремление к многозадачности не всегда сводится к попытке заменить трех сотрудников одним и платить ему меньшую зарплату. Для понимающих руководителей это относится к способности нести ответственность за несколько направлений работы. Фактически, это умение равномерно распределить время и нагрузку, придерживаясь текущих задач, определять их приоритетность, оценивать их важность и срочность, и следовать установленному графику. О таком достаточно подробно говорят на тренингах эффективности.

Здоровая и разумная многозадачность заключается в умении эффективно переключаться между делами, а не в одновременном их выполнении. Это навык, который требует изучения и практики.

Эффективные менеджеры умело владеют концепцией многозадачности, позволяя своим командам достигать высоких результатов и эффективно выполнять поставленные задачи. Благодаря способности организовывать и делегировать задачи, они умеют эффективно управлять временем и ресурсами, обеспечивая оптимальное выполнение всех проектов и достижение целей компании.

Возможно настроить процесс работы в режиме многозадачности: использовать канбан доски, таск менеджеры, системы управления данными, однако успех зависит от способности конкретного сотрудника быть собранным, системным и ответственным. Эти исходные навыки определют, сколько человек способен удерживать внимание на различных задачах и не упускать ничего важного.

8 советов как быть эффективнее, если свалилось все и сразу

Совет 1: Если у вас накопилось много рабочих обязанностей, возможно, стоит попробовать переключиться на другую задачу, чтобы отвлечься и потом вернуться к первой с более ясным умом. Этот метод, называемый переключением, может быть особенно полезен для монотонных заданий или дел, требующих полного сосредоточения. Например, если вы занимаетесь контент-менеджментом и устали писать текст, попробуйте переключиться на обработку фотографий. Интересное отступление на некоторое время позволит вам отдохнуть и вернуться к основной задаче со свежим взглядом.

Совет 2: Следуйте правилу промежуточных целей. Не все задачи можно выполнить за один день или даже за один месяц. Чтобы избежать прокрастинации и двигаться постепенно вперед, установите для себя промежуточные цели и определите сроки их выполнения. Например, если перед вами стоит цель подготовить обширный отчет, презентацию и собрать данные для доклада, составьте расписание с указанием шагов и дат, к которым нужно завершить каждый этап. Это поможет вам быть более организованным и эффективным.

Совет 3: Поддерживайте последовательность в действиях. Когда занимаетесь задачей, которую можно завершить в ближайшее время, не отвлекайтесь и не переключайтесь на другое дело. Возвращение к работе позже может быть сложным из-за новых срочных поручений или просьб, которые могут отвлечь вас. Помимо этого, вы рискуете забыть важные детали или идеи, которые уже были в голове, и будет сложно их вспомнить.

Совет 4: Тренируйте свою способность фокусироваться на одном деле. Прежде чем браться за несколько дел одновременно, научитесь заканчивать их поочередно. Это поможет вам сохранить концентрацию на разных задачах и не упустить эффективность на продолжительное время. Начните тренировать свою однозадачность дома, сконцентрировавшись, к примеру, на готовке ужина, не отвлекаясь на сообщения или другие события.

Совет 5: Изменяйте нейронные связи и развивайте мозг. Читайте книги, решайте головоломки, используйте приложения для тренировки памяти и развития логики.

Совет 6: Ведите списки дел и придерживайтесь их. Пытайтесь дробить задачи на более мелкие, даже если они похожи. Постепенно вы сможете оптимизировать выполнение схожих задач.

Совет 7: Научитесь говорить «нет». Откажитесь от дополнительной работы, если уже заняты другими задачами. Объясните, что, выполняя новую работу, не успеете закончить текущие проекты. Укажите сроки завершения текущих дел и предложите вернуться к новой задаче после их выполнения.

Совет 8: Не бойтесь делегировать. Не стесняйтесь поручать часть работы другим. Если вы руководитель, передавайте задачи своим подчиненным. Вместе совместные усилия помогут выполнить проект вовремя и с высоким качеством.

Если вы не чувствуете в себе многофункциональности, то при выборе места работы следует учитывать эту особенность. Не нужно выходить за пределы своей зоны комфорта и пытаться стать кем-то, кем вы не являетесь. Вполне нормально искать работу, которая соответствует вашему темпераменту, чтобы чувствовать себя комфортно и уверенно. Стоит обратить внимание на профессии, где не нужно постоянно поддерживать высокий уровень активности и управлять несколькими задачами одновременно. Как пример – работы в управлении, администрировании и творчестве определенно не подойдут.

А для руководителей компаний и HR-специалистов психологи дают особый совет – изучить психотипы своих подчиненных заранее, перед тем, как распределять задачи.

Например, можно обращаться к бизнес психологам для тестирования оценки и использовать для этого гейм ассессмент. Результаты часто помогают руководителям распределить задачи с учетом особенностей каждого сотрудника. Это также поможет определить, кто лучше справится с мультизадачностью и кому лучше доверить выполнение определенной задачи. Более того, такой подход позволит определить, в чем именно сотрудникам не хватает, чтобы они могли более эффективно осуществлять свои трудовые обязанности, и при необходимости оказать им помощь. Результатом будет повышение уровня комфорта у сотрудников и наблюдение за высококачественной работой.

Многозадачность в ожиданиях и многозадачность в реальности – два совершенно разных понятия. Очевидно, что мы все хотели бы верить в то, что смогли бы одновременно выполнять десять задач, используя лишь две руки и одну голову. Но, к сожалению, такая иллюзия быстро рассеивается при столкновении с реальностью.

Один из ключевых шагов на пути к успеху – осознать, что многозадачность в понимании большинства людей – всего лишь миф. Вместо того, чтобы растекаться на десяток невыполнимых задач, следует сосредоточиться на одной задаче за раз. Именно таким образом можно достичь нового уровня производительности.

Признавая нереальность многозадачности, мы открываем для себя новые возможности. Благодаря этому осознанию, тревоги и бесполезная суета начинают покидать нас, а видимые результаты и удовольствие от работы увеличиваются.

Первый шаг в этом направлении заключается в том, чтобы научиться переключаться от одной задачи к другой. Это важный навык, который можно развивать. Постепенно осознавая, что одновременное выполнение нескольких задач неэффективно, мы начинаем учиться адаптироваться к реальности и фокусироваться только на том, что действительно важно.