Как и зачем создавать базу знаний в компании?

Систематизация — важный этап создания базы знаний

Изложение любой информации, которая плохо структурирована, неизбежно влечет за собой плохое восприятие. Соответственно, сотрудникам сложнее будет разобраться с тем, что именно от них требуется. Поэтому прежде, чем выпустить документ в формате базы знаний компании, необходимо четко продумать ее структуру. Важно создать не просто полный сбор ценных советов и рекомендаций относительно работы в компании и исполнении своих обязанностей, а создать комфортное и полезное руководство. Это должна быть система, в которой можно найти необходимый ответ по требованию, выбрав соответствующий раздел либо параграф.

Компоненты хорошей структуры

Каждый руководитель или менеджер, которому делегировано создание базы знаний компании, должен предварительно составить оптимальный вариант, из каких разделов будет состоять документ. Идеальный документ включает в себя:

• корпоративные презентации и все, что поможет новому сотруднику лучше понять цели компании, ознакомиться с ее фирменным стилем, предоставляемыми продуктами или услугами;
• словарь — необходим в том случае, если сфера деятельности компании предполагает присутствие уникальных, специфических терминов, без которых сложно будет сразу влиться в рабочий процесс и не затрачивать время на выяснение обозначений уже непосредственно в процессе работы;
• документы, на основании которых выполняется работа конкретных отделов либо специалистов — сюда относятся регламентные работы, стандартизированные шаблоны для создания отчетов и ведения документов;
• дополнительные материалы, которые позволят новому сотруднику максимально комфортно и быстро влиться в новый коллектив и стать его полноценной частью со своей важной функцией и миссией (курсы, видео, тренинги).

Набор компонентов по каждому пункту базы знаний компании будет отличаться, в зависимости от специальности сотрудника и сферы бизнеса, в которой ведет свою деятельность организация.

Масштабирование кадрового отдела

Согласно актуальным принципам развития успешного бизнеса, в компании непременно должны присутствовать амбассадоры. Причем, чем их больше — тем лучше. Некоторые личности сходу могут выполнять эту роль по причине своих уникальных качеств характера. Однако руководители могут буквально “выращивать” их из специалистов разной степени ответственности в коллективе. Для этого достаточно грамотно наладить политику компании и регулярно проводить тренинги, которые также будут включены в том или ином варианте в базу знаний компании:

• рекомендации по тайм-менеджменту;
• личностная эффективность сотрудников разных отделов;
• поведение в конфликтных ситуациях; 
• эмоциональный интеллект;
• развитие правильной коммуникации у каждого сотрудника;
• мотивация.

В результате компания будет иметь высокий рейтинг среди соискателей, так как они будут иметь понимание, что именно здесь есть все перспективы для продвижения по карьерной лестнице. 

Повышение уровня профессионализма сотрудников

Если база знаний компании составлена правильно, результаты будут видны достаточно быстро. Изложенная в подходящем формате информация заинтересует сотрудников. В итоге они будут изучать не только базовые знания по своей специальности. У большинства возникнет желание получить новые знания и навыки в смежных направлениях. Причем этот процесс можно организовать по-разному, в зависимости от изначально заявленных целей:

• самообучение сотрудников на основе предоставленной им информации;
• коллективное обучение, при котором вектор развития задает один из амбассадоров компании, который и берет на себя роль руководителя по проекту успешного внедрения новых сотрудников в коллектив.

Имея такой инструмент для повышения корпоративной этики, можно не беспокоиться о поддержке стабильного профессионального уровня специалистов. Они регулярно будут проявлять полученные в процессе обучения навыки на практике в рабочем процессе.