Как мотивировать команду и управлять эффективно

Выполнение всех задач с максимальным качеством и оперативностью может быть достигнуто за счет хорошо отлаженных процессов, их настройка — одна из основных целей топ-менеджера. В связи с этим на первый план выходит команда компании — ее основной актив. Потому что успех бизнеса в целом строится на результативности каждого отдельного сотрудника.

Как без стресса и выгорания сотрудников обеспечить их максимальную вовлеченность, помочь в реализации личностых потенциалов и повышении продуктивности? Вывести подчиненных на более высокий уровень производительности помогают специальные практики, применяемые опытными управленцами. Предлагаем их рассмотреть и использовать в вашей работе.

Отмечать даже маленькие победы

Чтобы мотивация персонала и положительный настрой в команде оставались стабильно высокими, стоит ввести в регулярную практику признание и празднование маленьких побед каждого сотрудника.

Внимания заслуживают все достижения, даже те, что выглядят незначительными. В общем чате можно писать о «фидбэках», например, о том, что клиент оставил отличный отзыв о работе конкретного менеджера. Хорошая идея — заказать пиццу для всей команды, чтобы дружно отметить успешную сдачу проекта.

Персональные победы сотрудников также можно подсветить. Полученные права, записанная песня — достойны общего внимания команды.

Важно! Не забывайте о том, что хвалить сотрудника нужно при всех, а вот ругать следует исключительно «с глазу на глаз» — таков основной постулат корпоративной этики.

Обсуждать неудачи по пятницам

Лишь немногие люди могут открыто признаваться в просчетах и обращаться за помощью на работе. Однако негативный опыт тоже нужно озвучивать, чтобы разобраться в причинах и проработать ошибки. Для сплоченной команды важно научиться доверять и открываться коллегам.

Важно. Чтобы сотрудники смогли без опаски рассказывать о своих неудачах другим членам команды, стоит выделить специальное время, например, в пятницу, и делать это регулярно.

На «неудачах по пятницам» обязательно нужно проговаривать, как можно было бы сделать эту же работу без ошибки и как поступить в подобной ситуации, если она повторится в будущем. Если у сотрудника, пережившего негативный опыт, нет собственных идей, другие участники встречи могут найти хорошее решение и дать полезный совет. Обратная связь от руководителя также поможет разобраться.

Если открытость и доверие войдут в привычку и станут для сотрудников нормой, фундаментом командной культуры — от подобных встреч можно будет отказаться.

Время тишины

Проведенное в Великобритании исследование «Глобальный индекс анатомии труда 2023 г.» показало, что среднее время, затраченное сотрудником на квалифицированный труд, составляет около 27% от всего рабочего времени. Остальные 60% уходят на решение организационных вопросов, подготовку процессов, многочисленные коммуникации и звонки (их больше всего).

В реальности, стремление постоянно оставаться на связи отвлекает от основных задач, снижает продуктивность и рассеивает фокус внимания.

Чтобы преодолеть сложившуюся схему попробуйте организовать ежедневные «часы тишины» или освободить от телефонных разговоров целый день, например, пятницу. Пусть для команды это будет четко регламентированный период, свободный от коммуникаций любого вида (звонков, встреч и переписки).

За счет высвободившегося времени сотрудники смогут наконец-то переключиться на те рабочие задачи, где нужна вдумчивость и кропотливый подход.

Незапланированные встречи и вопрос «ты как?»

Многочисленные исследования свидетельствуют, что в среднем сотрудники слабо вовлечены в дела бизнес-структур.
Так, в 2022 году лишь 23% работников ощущали свою причастность к жизнедеятельности компании. А больше половины сотрудников пассивно или активно искали новую вакансию. К таким выводам пришли исследователи из института общественного мнения (Gallup, USA) на основании проведенных опросов. Чтобы не растерять персонал, руководителю необходимо понимать, чем живет его команда, что беспокоит подчиненных.

Чтобы показать членам команды свою заинтересованность в каждом из них, руководитель может воспользоваться незапланированным общением. Спонтанные разговоры вне делового общения отлично дополнят представление о человеке, продемонстрируют интерес топ-менеджера к его благополучию и развитию карьеры. Случайный совместный обед или беседа в мессенджере также дают возможность укрепить отношения.

Нет необходимости заранее включать такие встречи в календарь. Для них можно использовать любую возможность, например, пораньше подключиться к планерке и несколько минут поговорить с теми, кто пришел раньше остальных. Небольшая беседа способна дать ценную информацию, а уточнить детали можно дополнительно.

Обезличенная обратная связь

Корпоративные ценности оказывают значительное влияние не только на рабочую атмосферу, но и на продуктивность сотрудников.

Внедрение системы обезличенной (анонимной) обратной связи может стать инструментом для улучшения ситуации, особенно если в компании неразвита культура открытости и прозрачности. Этот формат позволяет отслеживать частоту обращений по определенным темам и определять, насколько они актуальны для коллектива в целом.

Но нужно понимать, что инструмент анонимности может оказаться неэффективным для небольших команд, в которых работает менее десяти человек. В такой ситуации обезличенные сообщения легко увязать с конкретными сотрудниками. Из боязни быть узнанными сотрудники начнут стесняться и не воспользуются предложенным инструментом, либо не отразят реальное положение дел.

Команда должна видеть, что канал обратной связи работает эффективно, руководство на нее реагирует и принимает конкретные меры и решения. Важно показать сотрудникам, что их услышали, это замотивирует их на продолжение общения.

Встречайтесь с командой в «неформальном формате»

Согласно исследованиям, успешность организации напрямую связана с существующими социальными связями внутри компании. Для развития этих связей лучше всего подходят неформальные встречи. Они помогают коллегам лучше узнавать друг друга, обсуждать идеи и решать задачи в непринужденной обстановке.

При работе в офисе поводом для общения может стать совместный обед или поход за кофе. В удаленном формате хорошо сработают игры для коллектива, мозговые штурмы (брейнштормы) по определенной тематике без ожидания конкретных результатов по завершении.

Неформальные мероприятия и тимбилдинг также полезны, поскольку они создают и укрепляют коммуникации в команде, помогают налаживанию личных связей.

Справка. Английская фраза «Team building» дословно означает «построение команды». Русскоязычное понятие «тимбилдинг» подразумевает любые полезные действия, упражнения на командообразование, которые превращают «просто коллег» в единую структуру и обучают членов команды эффективно взаимодействовать.

Практика взаимозамены

Часто низкая производительность команды может быть связана с банальным непониманием задач, границ ответственности и специфики работы каждого отдела или сотрудника. Если эту проблему не решить, недостаток информации может привести к конфликтам или даже саботажу.

Чтобы предотвратить такие проблемы, внедрите в компании практику взаимозамены («внедрение шпионов») — периодически меняйте местами сотрудников разных отделов. Это может быть полезным опытом для всех: помимо расширения кругозора и приобретения прикладных навыков, этот подход обеспечивает более глубокое понимание смежных процессов и разных аспектов работы организации.

Важно. Нужно понимать, что смена ролей может временно снизить производительность и закладывать этот фактор в планирование.

Поэтому «внедрять шпионов» следует на заранее подготовленную почву. Так, на внутреннем собрании или на планерке каждый отдел может рассказать о своей работе, основных шагах и инструментах, чтобы создать минимальную базу знаний для сотрудников других подразделений.

Однако не все роли могут быть заменены даже на пару часов —– дизайнер не сможет взять на себя обязанности бэкенд-разработчика. В таком случае можно просто посадить рядом представителя другой команды и подробно объяснить ему его задачи.

Принцип 80/20 при распределении обязанностей

При подборе персонала компания обычно стремится нанять специалиста, обладающего глубокими знаниями в определенной области. Однако в ходе работы список задач часто расширяется и в итоге включает в себя целый ряд непрофильных областей. Это может привести к стрессу у сотрудника, снижению его производительности и увеличению затрат на организацию его деятельности.

Важно. Следует предоставить членам команды возможность сосредоточиться на своих сильных сторонах, а остальные задачи передать другим для повышения эффективности и удовлетворенности работой.

Если же вы заметили, что кто-то из членов команды стал медленнее работать, проанализируйте его текущую рабочую нагрузку. Возможно, этот сотрудник столкнулся с областью, в которой ему не хватает знаний или опыта. В таком случае следует помочь ему развить необходимые навыки или переключить его на другие задачи, где он сможет проявить себя.

Ценность «мягких» навыков

Навыки общения и межличностного взаимодействия (soft skills) важны в той же мере, что и профессиональные умения (hard skills).

Справка. «Hard skills», или «жесткие» навыки — это технические знания и умения, которым можно обучиться и которые можно измерить, связанные с профессиональными компетенциями. Они часто упоминаются в вакансиях как «профессиональные навыки».

«Soft skills», «гибкие» или «мягкие» навыки представляют собой универсальные, межличностные умения, которые труднее измерить количественно: умение общаться, чувствовать, понимать и т. п.

Если сотрудник обладает высокой квалификацией в своей области, но испытывает проблемы с общением, необходимо помочь ему в развитии коммуникативных навыков, таких как проведение переговоров.

Например, в команде есть опытный разработчик, который прекрасно справляется со своими обязанностями, но теряется при общении с коллегами и не умеет четко выражать мысли. Это может приводить к недопониманиям и негативно сказываться на эффективности работы всей компании.

Для предотвращения подобных ситуаций следует регулярно обсуждать с сотрудником отзывы коллег, тестировать различные способы общения и подбирать материалы для развития навыков коммуникации. В результате сотрудник может стать более гибким и толерантным к окружающим, научиться замечать свои ошибки и работать над их устранением.

Индивидуальный подход

Каждый человек уникален, и поэтому каждого мотивируют разные вещи. Чтобы поддерживать самооценку сотрудников, вовлекать их в работу и повышать продуктивность команды без стресса и выгорания, сконцентрируйтесь на выявлении сильных сторон каждого члена команды.

Регулярные встречи один на один помогут составить карту мотивации сотрудника, узнать о его целях и потребностях в настоящем, обсудить его видение себя в будущем. Всё это следует применять к рабочим реалиям — подбору и распределению задач, плану развития и участию в конкретном проекте или команде.

Старайтесь адаптировать свой стиль управления командой к индивидуальным потребностям сотрудников, позвольте им заниматься тем, что им нравится. Таким образом, они почувствуют рост своей профессиональной квалификации и ценности в компании. Согласно данным американских психологов, опубликованным в статье «Positive psychology», такой подход может значительно повысить мотивацию и удовлетворение от работы.