Как руководить и управлять удаленно: жесткий контроль? Свобода выбора!

Инструменты планирования командной работы

Организационное планирование – основа эффективной удаленной работы. Для этих целей руководитель выбирает метод постановки задач: ABC, четыре квадрата, «съешь лягушку» и другие. Мы остановились на методе Scrum, но не сразу. Поначалу, не было четкой системы распределения задач. А когда клиентов стало значительно больше, все сложнее укладывались в сроки выполнения задач, стало понятно – без Scrum не обойтись.

Важно: Scrum способствует четкому и регулярному общению. Фреймворк Scrum включает в себя ежедневные стендап-встречи, собрания по планированию спринта, которые предоставляют членам команды возможность обмениваться информацией, задавать вопросы и давать обратную связь.

Распределив задачу по спринтам, мы не только систематизировали работу, но, прежде всего, четко увидели окончание всех этапов работы и уведомили о них наших клиентов.

Известная во всем мире философия Agile оказалась именно тем, что нам было нужно.

Agile. Это современный метод для выполнения проекта от начала до конца. В философии Agile отсутствует четкая иерархия, в ней все участники равны. Agile определяет систему ценностей, в которой команды и отдельные сотрудники получают больше ответственности за планирование, проектирование, разработку и реализацию. Это вселяет в них доверие, уверенность и доброжелательность. Этого метода придерживаются Google, Netflix, «Сбер». Он предполагает отчетность, гибкость, гуманизм. Прежде всего задача разбирается на несколько частей, затем устанавливаются четкие временные периоды.

Kanban. Методика в философии Agile, цель которой – выполнение задач точно в срок. Вы можете применить kanban практически к любому типу работы, которая следует повторяющемуся процессу. Задачи визуализируются на виртуальной доске – например, в сервисах Kaiten, WEEEK или Jira.

Справка: Канбан-доска позволяет быстро визуализировать этап с основными препятствиями. Когда определяется конкретный этап, на котором накапливаются задачи, можно привлечь больше ресурсов, чтобы обеспечить плавный прогресс.

Каждый член команды знает, чем занимается его коллега. Это устраняет путаницу и способствует совместной работе.

Метод помогает равномерно распределять задачи и не допускать ситуаций, при которых одни специалисты перегружены, тогда как у других занятость минимальна.

Scrum. Предполагает четкое планирование и разделение задач на спринты – временные интервалы продолжительностью от одной до четырех недель. Команда организует регулярные онлайн-встречи, оценивает опыт и анализирует ошибки. Многие компании используют этот метод, в том числе Oganov Digital.

Команда остановила свой выбор на Scrum по ряду причин. Scrum предлагает гибкую и итеративную методологию управления проектами и может применяться не только в IT, но и в продажах и маркетинге. Это позволяет эффективно создавать продукты и быстро адаптироваться к меняющимся требованиям рынка, улучшает коммуникацию внутри команды, оптимизирует процессы и облегчает управление проектами. Например, мы проводим короткие телефонные звонки продолжительностью до 15 минут каждый день, проверяя ход реализации проекта. Методология Scrum направлена на вовлечение клиентов и постоянную обратную связь, что помогает создавать продукты, отвечающие потребностям заказчика.

Внимание: Agile – это философия управления проектами, которая использует базовый набор ценностей или принципов, в то время как Scrum – это особый Agile-фреймворк, который является факультативным для проекта.

Scrum разбивается на более короткие спринты и более мелкие конечные результаты, в то время как в Agile все поставляется в конце проекта. Agile включает в себя членов команды из разных команд, в то время как Scrum-команда распределяет различные роли внутри команды.

Использование инструментов для управления проектами и задачами

Пожалуй, самой главной ошибкой компаний в период дистанта в начале пандемии стали тайм-трекеры, с помощью которых руководители отслеживали продолжительность работы сотрудников. Тотальный контроль над сотрудником не способствовал эффективному выполнению поставленной задачи. Намного эффективнее было использование ПО и онлайн-сервисов для организации командной работы. В их числе такие инструменты:

• «Битрикс24» (группировка задач по проектам). Российский сервис для управления бизнесом. Обладает широким функционалом: CRM, постановка и планирование задач, календарь, события, финансовая отчетность, чаты, и др.
• «Мегаплан». CRM-система для управления командой. Онлайн-офис для планирования и постановки задач, учета финансовых операций, выставления счетов.
• Miro. Онлайн-пространство для визуализации проектов. Представляет собой интерактивную доску для обмена гипотезами, замечаниями, результатами и др.
• Figma. Онлайн-редактор, разрабатывающий веб-сайты и мобильные приложения. Дизайнеры, разработчики, маркетологи и другие члены моей команды могут в режиме реального времени, взаимодействуя друг с другом, вносить изменения в макеты.

Skype, Zoom, Google Meets. – являются отличными инструментами для проведения онлайн-встреч. Skype также позволяет создавать чаты и группы для различных задач, в рамках которых можно проводить онлайн-встречи. Облачные сервисы – Google Docs, Яндекс.Диск. Они используются для хранения документов и обмена ими.

Эффективная коммуникация и руководство командой – удаленно

Дистанционная работа между руководителем и сотрудниками выстроена в режиме доверия. Нацеленность на достижение результата является главным принципом взаимодействия. Работодатель понимает, что при удаленном режиме его сотрудник, возможно, отвлекается на воспитание своих детей, прогулку с собакой, уборку в квартире, настольную бизнес игру. Но если его работа выполнена качественно и в установленный срок, не важно, сколько часов потратил работник на ее выполнение.

По результатам исследований, более 70% сотрудников предпочитают гибкий график работы. Поэтому останутся довольны, если руководитель не будет контролировать каждую потраченную минуту. Однако только одного доверия недостаточно. Необходимо поддерживать коммуникационное взаимодействие в коллективе. Не стоит ограничиваться общением в чатах, мессенджерах и облачных системах. Станут полезными регулярные встречи в Skype или Zoom. В течении этих встреч, участники отчитываются о проделанной работе, обмениваются мнениями с коллегами и задают вопросы руководителю. Все встречи запланированы, и обозначены в планере календаря. Желательно зафиксировать результаты в письменном виде – это сможет делать руководитель или кто-то из сотрудников.

Управление удаленной командой требует новых подходов, но сегодня есть готовые решения и инструменты, которые помогут упростить процессы.

Игры для офиса с коллегами, онлайн-игры на сплочение коллектива – один из способов повысить моральный дух и вовлеченность в работу удаленных команд. На базовом уровне игры – это увлекательный способ для ваших сотрудников провести время друг с другом вдали от рабочих проектов и совещаний.

Согласно исследованию TINYpulse, 91% удаленных сотрудников считают, что они более продуктивны, когда работают из дома, чем в офисе. Исследование также показало, что в целом, удаленные сотрудники счастливее, чем офисные, чувствуют себя более ценными на работе и с большей вероятностью увидят себя работающими в одном и том же месте спустя год.

Таким образом, переход на удаленный формат работы – это не только возможность сократить расходы на содержание офиса и найти талантливых специалистов из других городов, но и способ справиться с эмоциональным выгоранием сотрудников.