Пять методик эффективного использования мессенджера в работе

Работа при помощи мессенджеров создает риск возникновения такого явления, как «ложная продуктивность». Феномен состоит в ощущении неудовлетворенности проделанной работой, которое возникает в конце рабочего дня: казалось бы, несколько часов было потрачено на решение задач, но результат не позволяет говорить о каких-либо существенных сдвигах на пути к цели.

По данным нового исследования, проведенного в феврале, с начала года россияне стали тратить на общение в чатах и социальных сетях почти в 5 раза больше времени. Это касается как общения с друзьями и родственниками, так и коммуникации с коллегами по работе.

Самым часто используемым способом связи до сих пор остаются звонки при помощи мобильного телефона, но мессенджеры уже вытеснили оставшиеся альтернативы и вышли на вторую строчку рейтинга популярности средств связи, набрав 34% голосов.

Управление командой при помощи мессенджеров практикуется у огромного числа руководителей, но отношение к такому методу менеджмента у всех разное. Одни считают, что подчиненным тяжелее фокусироваться непосредственно на самих задачах, когда их внимание уходит на огромный поток постоянно появляющихся сообщений. Другие — что это всего лишь очередной инструмент, грамотное использование которого дает огромные преимущества для компании, повышая скорость обратной связи и общую продуктивность персонала.

Внедрение любых инновационных решений в работу компании требует тщательного анализа их совместимости с имеющимся коллективом. Не все люди приемлют подобные новшества, а многие будут и вовсе их саботировать. Чтобы избежать подобных проблем, лучше заблаговременно пройти тренинг по тимбилдингу, который позволит сформировать достаточный уровень лояльности к решениям руководства даже у самых скептически настроенных сотрудников.

Существует пять основных способов нейтрализовать отрицательные эффекты, связанные с ведением рабочей переписки в чатах и мессенджерах.

Первый способ: сортировка сообщений по степени важности

Самым очевидным решением является разделение мессенджеров на рабочие и личные. Таким образом можно избежать переключение внимания с рабочих чатов на развлекательные каналы и предотвратить трату времени на бездумный скроллинг ленты. Если возможность разделения не предусмотрена по техническим причинам, следует обговорить с коллегами, какие файлы и сообщения допустимо отправлять по рабочим каналам, а какие лучше оставить для личного пользования.

Важно при этом сохранить пространство для неформальных разговоров. Многие менеджеры пресекают это, считая «беседы в курилке» неуместными для серьезной компании, но проблема в том, что вытеснить из людей тягу делиться чем-то личным, как и потребность в юморе, невозможно, и при отсутствии отдельного места для этих вещей они неизбежно перетекают в официальные каналы, создавая помехи для продуктивной работы.

Стоит задуматься о привлечении части сотрудников к модерированию рабочего чата. Дело в том, что в отсутствии эмоционального контекста нейтрально написанный текст зачастую воспринимается как имеющий негативный окрас. Подобной проблемы не возникает при живом общении — там используется множество невербальных способов передачи информации, вроде мимики и жестов, улавливаемых при помощи эмпатии. Если руководитель заметил, что общение в чате идет по отрицательной траектории, важно вовремя вмешаться, чтобы предотвратить конфликт между сотрудниками. Тут же стоит отмеить, что не стоит вводить запрет на использование смайликов, поскольку они позволяют сразу же вносить коррективы и указывать на эмоциональную коннотацию написанного текста.

Второй способ: создание четкой тематической навигации

Принципы работы и функционал у корпоративных и персональных мессенджеров сильно отличаются. Корпоративная разновидность обычно оснащена средствами групповой динамики, такими как треды, обсуждения и перекрестные реакции, полезные для продуктивности рабочих процессов.

При использовании персонального мессенджера стоит разделить общий чат на подразделы, связанные с различными направлениями задач, и назначить для каждой из них ответственного сотрудника. Систематизированная информация позволяет без труда погрузиться в контекст работы даже новичку. При этом процесс получения ответов тоже заметно ускоряется, так как теперь очевидно, кто является главным «знатоком» в том или ином вопросе.

Третий способ: тайм-менеджмент общения в мессенджерах

Порой возникают ситуации, когда общений лишь приносит неприятности, но никак не способствует продуктивности. Например, когда высокомотивированный работник размышляет над задачей и пытается с ней разобраться, концентрируя на ней все свое внимание, и внезапно полученное сообщение выбивает его из «состояния потока» — он сразу же переключается на решение других вопросов. В итоге подобный режим работы приводит к поверхностным решениям любых задач и неудовлетворительному результату для компании.

Основное преимущество мессенджеров перед электронной почтой — возможность мгновенного ответа на сообщение, — это одновременно и отрицательная черта данного инструмента связи, создающая тот самый феномен «ложной продуктивности», о котором было сказано в начале статьи. Чтобы избежать проблемы, связанные с мессенджерами, в качестве варианта решения можно установить беззвучный режим или просто отключить телефон на время работы. В случае, если разные участники команды работают в разных часовых поясах, можно договориться о выборе общих часов для коммуникации, чтобы не отвлекать друг друга во время работы или на выходных.

Четвертый: установка базовых правил (ground rules)

Синхронная коммуникация — это крайне затратный способ общения, поскольку работник не имеет возможности что-либо сделать, кроме как участвовать в общении. Синхронный способ связи не позволяет отвлечься от плохо спланированной встречи или параллельно заниматься рабочими делами. Все виды онлайн-коммуникации дают возможность повысить продуктивность решения рабочих задач, если заранее задуматься над формированием специальных базовых правил.

Трудно сказать, какое процентное соотношение между синхронной и асинхронной коммуникацией самое оптимальное. Пропорции зависят от того вида деятельности, которым занят сотрудник: это может быть написание программного кода, создание визуального оформления сайта или же активные продажи. Если все члены команды занимаются примерно одними и теми же задачами, появление единого стандарта коммуникации — это всего лишь вопрос времени.

Как правило, электронная почта применяется для отправки официальных уведомлений, а мессенджеры — для быстрых уточнений. Но современные виды мессенджеров дают возможность присылать любые виды сообщений, а значит электронную почту уже можно назвать устаревшим атавизмом, который, тем не менее, еще будет иметь спрос продолжительное время.

Пятый способ: сохранение метаданных после каждой встречи

Многие критикуют онлайн-собрания и рабочие чаты, считая это чем-то неприемлемым для «серьезной» работы — то есть, непосредственному решению рабочих задач. Но намного более логичным является другой способ оценки — рассматривать коммуникации любого толка лишь в качестве одного из существующих элементов рабочего процесса, направленного на достижение миссии компании. В таком случае встает вопрос: какой результат будет достигнут от общения в чате, если не было сохранено артефакта или метаданных? В сущности, никакого.

В связи с этим появляется еще один совет: необходимо заранее договариваться с коллегами об оставлении так называемого «цифрового следа» после каждой встречи. Такой след позволит не обсуждать одни и те же вопросы каждый раз; вместо этого можно будет открыть специальный документ с оформленной базой данных и узнать, когда та или иная проблема поднималась для обсуждения.

Однако важно, чтобы члены коллектива понимали, как создавать эту самую базу данных. К примеру, итоги встречи в мессенджере нужно не только оформить в виде документа, но и закрепить на всеобщее обозрение в чате. В таком случае, не придется даже ничего искать — достаточно будет зайти в нужное обсуждение и кликнуть по иконке файла, чтобы изучить его содержание.