Система 5S: полный обзор

Вступление. О системе «5S»

Обзор посвящен, пожалуй, самой известной системе, которая решает проблему необязательных потерь ресурсов компаний. Главная ее цель — научить использовать рабочее пространство рационально. Система является пошаговым руководством, которое поможет устранить скрытые проблемы в офисе, связанные, прежде всего, с его захламлением. Таким образом, сотрудники компании, включая старших менеджеров и руководителей, получают готовый план по организации офисной работы.

Знакомство с системой «5S» следует начать с трех основных ее принципов.

Сортировка

Это принцип строится на основательном разборе своего рабочего места, согласно которому все ненужные предметы должны быть выброшены. Главная цель – свести временные потери на поиски предметов к минимуму.

Наведение порядка

Второй принцип базируется на правильной расстановке вещей на территории офиса. Подчеркивается важность контроля за тем, чтобы все предметы находились в специально отведенных местах и всегда своевременно возвращались на место.

Поддержание чистоты

И, наконец, третий принцип – необходимость поддержания чистоты и здорового вида рабочего пространства. Предпочтение отдается регулярному проведению уборки, что в результате уводит из поля зрения отвлекающие факторы. К слову, это так же способствует хорошему самочувствию сотрудников.

Система «5S» способна вовремя устранять эти проблемы, которые часто упускаются из виду во время будничных дел. Благодаря этому, она обеспечивает максимальную эффективность работы офиса. Таким образом, применение данного подхода способствует бережливому и эффективному ведению бизнеса, позволяя сосредоточиться на том, что является самым важным – а именно, развитию вашей компании.

Система 5S, родившаяся в послевоенной Японии в результате стремления бороться с нежелательнми потерями, стала глобальным феноменом. Ее взяли на вооружение такие гиганты, как «Ford» и «Coca-Cola», а так же ряд других известных компаний. Однако, даже проследовав всем шагам системы «5S» и создав таким образом эффективное рабочее пространство, статичного результата ожидать все равно не стоит. Офисы всегда динамичны. Они постоянно меняются, вслед за сменой своих сотрудников. А значит и сам метод должен быть, неким, руководством к действию, который так же требует доработки, применительно к конкретному офису. Тем не менее, без четкой системы, способной адаптироваться к любой динамике, сотрудники всегда будут сталкиваться с присутствием некого иррационального зерна в своей работе. В дальнейшем, это и приводит к ухудшению рабочей продуктивности.

Есть один пример на этот счет. Находясь однажды на смене, офисный клерк крупной оптовой компании приметил чрезмерное количество гофрированных коробок, которые появлялись на складе с регулярной периодичностью. Эти коробки не только занимали ценное пространство, но и влекли за собой ненужные расходы компании. Так вот, беспокойства этого клерка оставались неуслышанными ровно до той поры, пока внедрение системы 5S не создало основу для решения и улучшения ситуации. Хотя на самом деле, эта проблема была известна и до момента внедрения системы.

Система 5S помогает сотрудникам быстрее и точнее диагностировать проблему и уже затем, применяя различные методы, устранить ее. При том, каждый новый успех на этом поприще совершенствует и усливает навык. Безусловно, система уже сама по себе является ценным инструментом. Однако успех применения зависит во многом от глубокой ее интеграции в коллектив фирмы. Иными словами, чем лучше система понимается и одобряется сотрудниками, тем эффективнее она работает.

В рамках системы предусмотрено обязательное поощрение живого участия сотрудников. Нужно дать своему персоналу возможность выражать свои беспокойства и активно идти им на встречу. Согласно правилам системы, следствием должно стать принятие мер по устранению всех выявленных недостатков. Именно такая связка обеспечивает эффективную и устойчивую рабочую среду.

7 главных потерь

Система 5S создает эффективное пространство офиса, культивируя правило «каждому свое место». Данный подход способствует созданию упорядоченной среды, позволяя устранить семь основных источников потерь ресурсов.

1. Исправление и переделывание работы. В качестве примера можно взять событие, при котором сотрудник по ошибке приобрел для фирмы неподходящее или неисправное оборудование. Скажем, речь о счетчике, который дал некорректные сведения для определения важного производственного параметра. Это наглядно показывает те самые необязательные потери, которые могут истощать материальные и временные ресурсы.
2. Ожидание. Частым препятствием в бизнесе становятся задержки в связи с недостатком нужной информации. Или, скажем, по причине ошибок, которые на самом деле легко устранимы. Например, затянувшийся выбор изображения для брошюры командой маркетологов, несмотря на то что варианты были примерно одинаковыми.
3. Лишние движения. Буквально, речь идет о действиях сотрудника на производстве или в офисе, который совершает, скажем, 56 ненужных движений для выполнения работы. Хотя для этого требуется всего 8. Это так же является показателем, как неэффективные действия тянут на себя ценное время и силы.
4. Перепроизводство. Избыточное производство материалов, например, печати 25-ти брошюр, когда нужно всего несколько штук, приводит к расточительству и проблемам с хранением.
5. Транспортировка. Речь, главным образом, о чрезмерном перемещении материалов. Например, регулярная доставка документов из разных подразделений офиса, которые можно доставить одномоментно.
6. Инвентаризация. Хранение излишних или устаревших запасов, скажем, старых маркетинговых планов, отнимает ценное пространство для хранение того, что действительно имеет ценность.
7. Дефекты. По большей части, это касается случайных ошибок в оформлении документов. Предположим, опечатках в отчетах, на исправление которых требуется повторение всей бумажной работы.

Помимо предложенного списка, в бизнес-процессах скрываются и другие неэффективные действия. Для примера, можно взять выбор красивой одноразовой обложки для отчетов, которая, в сущности, никак не повлияет на успешность бизнеса. Или еще пример. Из за чрезмерного использования, принтер стал часто выходить из строя, что физически задерживает выполнение срочных задач.

Кроме того, в офисной среде так же встречается проблема с избыточными «проверками ради проверок», которые на деле выявляют лишь прошлые ошибки. Хотя их главная задачи состоит в предотвращении будущих. Чтобы наперед предотвратить конфликт по причине ошибочного отправления клиенту не тех деталей, необходимо исправить все ошибке в каталоге, где указаны некорректные характеристики этих деталей. А не просто зафиксировать факт их наличия, что зачастую и происходит на подобных проверках.

Таким образом, шаг за шагом избавляя рабочий процесс от всего лишнего, предприятия со временем совершенствуются в этом, что может дать большой прирост производительности и сократить издержки.

Подготовка

Здесь представлен перечень подготовительных шагов системы «5S». На данном этапе формируются команды, ее лидеры и приоритетные цели. Таким образом, создаются основы для реализации системы в последующих шагах.

Шаг 1: Создание фундамента

Для запуска успешного проекта «5S» в вашем офисе необходимо с самого начала заложить прочный фундамент. Лидерство и командная работа напрямую зависит от поддержки руководства компании и назначенного им руководителя проекта. Заручиться поддержкой руководства следует в самом начале пути. Для этой цели есть несколько основных инструментов.

1. Вовлечение руководства в проект. Необходимо привлечь руководителей фирмы к участию в проекте. Это формирует чувство сопричастности и, тем самым, обеспечивает нужную поддержку.
2. Презентация проекта. Важно во всех подробностях осветить цели и выгоды от проекта. Предложение должно быть четким, кратким и убедительным.
3. Утверждение руководством. Получение официального одобрения от высшего руководства компании. Это дает письменную гарантию, что все участники проекта согласны с его целями.
4. Подчеркивание ценности проекта. Позитивная оценка будущих результатов, влияющих на развитие компании. Стоит упомянуть о том, как проект может повысить качество, производительность и рентабельность бизнеса.

Как выбрать руководителя проекта?

Процесс выбора.
Возможно прямое назначение руководителя представителями компании, а так же самовыдвижение своей кандидатуры членами коллектива. Главное – кандидат должен иметь глубокие познания в области системы.

Наличие необходимых качеств.
Будущий руководитель должен быть дальновидным и коммуникабельным. Он обязан уметь предлагать лучшие варианты улучшений, а так же обладать способностями к организации работы. Кроме этого, умение в ясной форме излагать результаты высшему руководству и быть готовым к серьезным изменениям, так же является обязательными.

Обязанности руководителя.
Руководитель проекта играет важнейшую роль в его успехе. Он следит за ведением проекта, эффективно распределяет ресурсы и решает все возникающие проблемы. Именно руководитель проекта отвечает за открытую коммуникацию с высшим руководством и влияет на многие ключевые решения.

Шаг 2: Выбор целевых областей

После того как фундамент заложен, необходимо выбрать конкретные зоны для внедрения «5S». Процесс определение зон включает в себя несколько аспектов.

• Совместный подход. Вместе с получением согласия руководства, необходимо сразу определить целевые области внедрения «5S». Делать это следует совместно с заинтересоваными сторонами проекта. Это способствует еще большему вовлечению их в работу.
• Выбор зоны. Определите зоны офиса, их основные функции и план внедрения системы в порядке приоритета. Выбор приоритетов следует ясно разъяснить участникам группы.
• Поэтапный подход. Внедрять систему стоит постепенно. Единовременая работа сразу во всех зонах, вероятно, приведет к простою в работе.
• Обеспечение поддержки. Следует обеспечить поддержку проекта со стороны руководителей отделов и высшего руководства. Это будет способствовать формированию позитивного фона и плавному переходу к новой рабочей среде.

Методология «5S» применима не только в сфере административного управления. Она охватывает многие сферы влияния: зоны клиентской поддержки, бухгалтерии и отделы продаж так же находятся в ее орбите. Сюда же можно отнести приемные, кабинеты с архивами, кухни и даже конструкторский и инженерный отделы.

Ключевым фактором при определении критической важности улучшения является основная функция помещения, которое оно выполняет. Зоны принято делить на категории: А (требуют немедленного улучшения), В (важны, но не так срочно) и С (улучшения могут подождать). Их количество зависит он размера предприятия. Скажем, если отдел снабжения захламлен, что приводит к задержке поставок – а это, в свою очередь, нарушает процесс производства – ему присваивается уровень А, в рамках системы.

Шаг 3. Формирование команды

Для внедрения системы необходимо иметь специальную команду. Ей, в свою очередь, нужен лидер, готовый стать движущей силой проекта. Лидера команды назначает руководитель проекта – с одобрения высшего руководства (поскольку именно оно дает необходимые ресурсы). В небольших компаниях, где ресурсы ограничены, руководитель проекта может взять на себя роль руководителя группы, то есть ее лидера.

В любом случае, вне зависимости от структуры проекта, лидер всегда должен обладать нужными качествами, способными мотивировать и вдохновлять команду (либо занимать руководящую должность в организации, которая наделяет его полномочиями). Это важно, поскольку в дальнейшем потребуется строгая подотчетность членов группы перед лидером проекта.

Лидер проекта и команды, при полной поддержке высшего руководства, должны определить состав будущей команды. На них будет возложена ответственная задача возглавить процесс внедрения. Таким образом, определяется группа специалистов из различных отделов. Важно разнообразие специальностей участников. Использование их профильных навыков в сумме даст более комплексное решение задач. Затем наступает время детального обсуждения и утверждения устава – документа, который будет определять цели, задачи и объем проекта.

Шаг 4. Создание устойчивой основы

Четвертый шаг процесса сканирования офиса направлен на создание устойчивого кроссфункциональнго взаимодействия. Это гарантирует, что внедренные изменения в организации и стандартизации офиса принесут долгосрочные выгоды и будут способствовать достижению стратегических целей. Он включает в себя измерение прогресса, оценку эффективности и уточнение подходов на основе собранных данных.

Согласование со стратегическими целями.
Краеугольным камнем этого этапа является согласование. Надо сказать, на этом этапе чаще всего проявляется разность взглядов между руководителями проекта и высшим руководством. Порой, для успешного и полного внедрения системы в сложившиеся бизнес-процессы, приходится радикально менять их структуру. А это, в свою очередь, может дать эффект отторжения системы.

Поэтому, прежде чем внедрять изменения, следует убедиться, что конкретные цели проекта соответствуют более широкой бизнес-стратегии. Так можно гарантировать, что усилия выйдут за рамки отдельных улучшений и будут способствовать достижению всеобъемлющих бизнес-целей.

Определение показателей успеха.
Чтобы измерить эффективность улучшений, нужно определить измеримые показатели, которые демонстрируют прогресс и успех. Эти показатели служат ориентиром для принятых решений и указывают на области, требующие доработки.

Есть ряд важных правил, следуя которым можно гарантировать точность процесса.

1. Стратегические и оперативные показатели. Включение сбалансированного сочетания обоих показателей. Стратегические показатели позволяют сравнивать их с отраслевыми стандартами и оценивать прогресс в достижении бизнес-целей. Оперативные показатели дают представление о конкретных процессах, таких как эффективность, качество и производительность в вашем офисе.
2. Фокусировка на ключевых целях. Выбор показателей, непосредственно связанных с ключевыми целями, определенными на предыдущих этапах сканирования офиса. Например, если главной целью является повышение удовлетворенности клиентов, важными будут такие показатели, как количество жалоб клиентов или время их рассмотрения.
3. Создание системы сбора данных. Определение ключевых показателей создает надежную и последовательную систему сбора данных.
4. Назначение обязанностей. Хотя назначение отдельного члена команды, который будет следить за сбором данных, очень важно – привлечение всего офиса способствует повышению ответственности и подотчетности.
5. Стандартизация. Разработка стандартной формы сбора данных, которая позволит всем сотрудникам собирать информацию последовательным и единообразным образом. Это обеспечит точное сравнение и анализ в разных отделах и в разные сроки.
6. Придание информации значимости. Собранные данные приобретают ценность, если они представлены в четкой и понятной форме. Именно здесь на помощь приходит визуализация данных.
7. Визуальное представление. Представляйте данные с помощью диаграмм, графиков и других визуальных форматов. Это делает информацию более понятной и полез ной для всех сотрудников организации, способствуя более глубокому вовлечению и пониманию.
8. Стратегическое размещение. Подумайте о стратегическом размещении визуализаций данных в тех областях, где работа выполняется не оптимально. Это служит постоянным напоминанием о необходимости совершенствования и мотивирует к действию.

Следующим важным аспектом является мониторинг прогресса системы и ее совершенствование, на основе полученных данных. Измеряя, визуализируя и анализируя данные, организации получают четкое представление о влиянии этих изменений. В свою очередь, это позволяет точнее определять области для дальнейшего совершенствования. Регулярный анализ данных выявляет те области, в которых прогресс отстает от ожиданий. На основе полученных данных следует адаптировать подходы и стратегии для устранения выявленных неэффективностей и повышения эффективности работы.

Тим лидер должен публично отмечать успехи в работе. Признание и празднование даже небольших улучшений может мотивировать отдельных сотрудников и команды продолжать двигаться по пути непрерывного совершенствования. Приняв этот цикл непрерывных измерений, оценок и доработок, организации могут обеспечить развитие и адаптацию офисной среды вместе с потребностями бизнеса. Это приводит к долгосрочному, устойчивому повышению эффективности, производительности и общего успеха, опираясь на первоначальные улучшения, сделанные в процессе сканирования офиса.

Шаг 5. Фиксация текущего состояния

Пятый этап процесса посвящен тщательному документированию текущего состояния целевой территории, чтобы облегчить сравнение и отслеживание прогресса в будущем. Для этого необходимо тщательно сфотографировать объекты и сцены, требующие документирования.

Подготовка к документированию.

• Назначение фотографа. Следует выбрать члена команды, который будет назначен фотографом, и убедитесь, что он обладает необходимыми навыками и оборудованием.
• Сбор материалов. Утверждение информации о том, что у фотографа есть доступ к камере и любому дополнительному оборудованию, необходимому для эффективной фотосъемки, например штативу или осветительным приборам.

Фотосъемка.

• Четкость и маркировка. Необходимы четкие и хорошо кадрированные фотографии каждой выделенной зоны. Рекомендуется отметить каждую фотографию, указав место, которое она представляет, и конкретную проблему, которую она демонстрирует.
• Последовательность и планирование. Поддержение последовательности, делая фотографии с одних и тех же ракурсов и точек во время каждого сеанса документирования. Планировать последовательность фотосессии, начиная с внешней стороны и продвигаясь во внутрь.
• Разность фотографий. Фотографировать нужно подробно, охватывая все помещение, включая содержимое ящиков, шкафов и полок. Важны реалистичные условия работы, делая снимки в обычные рабочие часы.

Хранить собранные фотографии обязательно следует в том же месте, что и исходные данные, собранные на предыдущих этапах. Такой централизованный подход позволяет сэкономить драгоценное время в процессе анализа.

Шаг 6. Проведение комплексного анализа

В анализе результатов используется контрольный список для систематической оценки целевой офисной зоны на предмет выявления проблем, требующих внимания. Цель – диагностировать текущие условия и зафиксировать результаты для дальнейшего использования.

Сам контрольный список состоит из пяти отдельных разделов, каждый из которых соответствует определенному этапу процесса 5S:

• Сортировка
• Организация рабочего места
• Чистота
• Стандартизация
• Улучшение

Каждому разделу присваивается балл в зависимости от количества выявленных проблем: от 0 (пять или более проблем) до 4 (нет проблем). Затем фиксируется общий балл по каждому разделу. Нужно уметь сосредотачивать усилия на настоящем, исключая возможные будущие изменения.

Для этой цели, можно собрать мини-команду по сканированию в следующем составе:

• Руководитель из целевой области
• Человек, незнакомый с данной областью
• Руководитель подразделения

Объективная оценка – это совместная работа, направленная на получение точной и объективной картины текущего состояния и выявление областей для улучшения.

Шаг 7. Развитие коммуникации

Седьмой шаг включает в себя создание доски объявлений проекта, которая будет служить центральным узлом информации для всех заинтересованных сторон, вовлеченных в проект. Для ее проектирования понадобятся выполнение правил, приведенных ниже.

• Стратегическое размещение. Нужно расположить доску в центральном и легкодоступном месте, идеальном для встреч команды и обновления информации.
• Четкая коммуникация. Потребуется доска с кратким и информативным описанием цели, которое объясняет важность проекта, дату его окончания и показатели прогресса.
• Динамика. Доска, в данном случае, это динамичный и развивающийся документ, обновляемый с каждым изменением на протяжении всего жизненного цикла проекта. Она должна наглядно представлять концепцию, процесс, план реализации и ход выполнения проекта.
• Развитие сотрудничества. Последний в списке, но очень значимый пункт. Ранее отмечалось, что сотрудничество внутри коллектива сказывается позитивно на общем результате. В данном случае, это особенно важно. Доска является некой открытой площадкой, где к информации имеют доступ все сотрудники компании. А значит, способствуя открытому и честному информированию, процесс обрастает еще большей значимостью и нужностью для коллектива.

Успешная доска, подобная той, что была внедрена в «Lee Blake Precision Machine Company», способствует общению и взаимодействию между заинтересованными сторонами проекта. Постепенно, такими интересантами становилось все большее количество сотрудников фирмы. Это является отличным примером того, как следует работать с данным шагом системы.

Подобного успеха можно достичь, включив в нее следующие разделы:

1. Наблюдения. Поощряйте участие, позволяя людям записывать свои наблюдения на желтых карточках.
2. Идеи. Предоставьте место для предложений и идей по улучшению с помощью синих карточек.

Обновление и доступность доски способствуют прозрачности, сотрудничеству и общему пониманию целей и хода реализации проекта.

Реализация

Шаг 8. Сортировка

Этот процесс устанавливает последовательную сортировку в целевой зоне. В ходе него следует разработать четкие рекомендации для всей процедуры. Ниже представлены ключевые аспекты процесса.

Стандартизированная операционная процедура (сокращенно, СОП). Создание СОП по сортировке предметов, в котором будет описан весь процесс работы, а именно:

• Создание мест временного хранения
• Внедрение системы маркировки
• Возвращение предметов в назначенные места.

Лист контроля сортировки. Разработка контрольного списка для документирования найденных предметов и принятых по ним решений, среди которых:

• Частота использования предмета. Активно ли используется этот предмет в данной зоне?
• Идентификация пользователя. Кто обычно им пользуется?
• Последствия изъятия. Что произойдет, если предмет будет выброшен?

Индивидуальные контрольные списки. Поскольку каждый отдел имеет свои уникальные потребности, нужно создать контрольные списки для конкретных отделов. Например, измерительные инструменты могут быть важны на производстве, но не нужны в отделе обслуживания клиентов.

Далее следуют три главных шага в работе с красными метками. Они призваны облегчить поиск и сортировку вещей.

1. Использование красных меток. Привлечение внимания к ненужным или не подходящим для рабочего пространства предметам.
2. Утилизация. Отказ от накопления предметов с красными метками в одном месте. Важно избавляться от ненужных вещей сразу и возвращать нужные на свои места.
3. Эффективный сбор. Сбор мелких ненужных предметов в коробку с красной меткой, чтобы их было легче убрать.

Важно учитывать, что каждая маркировка красной меткой должна содержать ключевую информацию о предмете, а именно:

• Кто (и когда) нанес красную метку.
• Почему этот предмет не нужен.
• Инвентарный номер предмета (если он есть).
• Оценочная стоимость (если это применимо).
• Предложения по дальнейшему движению предмета.

Шаг 9: Места временного хранения

Чтобы облегчить процесс сортировки крайне важно иметь зоны временного хранения. Рекомаендуется уделить этому шагу не меньше одной недели.

Ключевые этапы:

1. Выбор места. Определение подходящего места для нескольких локальных и одного центрального склада в офисе.
2. Границы. Четкое обозначение границ этих зон.
3. Правила эксплуатации. Размещение на видном месте правил эксплуатации зон хранения.
4. Управление зонами. Назначения менеджера зоны, который будет отвечать за ее контроль и обеспечивать бесперебойную работу.
5. Управление резервом. Внедрение системы мониторинга входящих и изъятых предметов, с целью не допустить превращения зоны в свалку. Будет полезно ввести лист регистрации с письменной фиксацией всех изменений.
6. Регулярная уборка. Введение еженедельной уборки на складах и дважды в месяц – в центральной зоне хранения.
7. Видимость зон. Держите на виду зону временного хранения – это служит напоминанием о необходимости утилизации ненужных вещей.

Шаг 10. Реализация процесса сортировки

Это этап выполнения сортировки, цель которого состоит в удалении лишних предметов из целевой зоны. Таким образом, создается упорядоченное и эффективное рабочее пространство.

Прежде, чем приступить к сортировке, важно убедиться в наличии необходимых инструментов.

1. Красные наклейки. Для идентификации ненужных предметов.
2. Формы. Документирование процесса сортировки.
3. Место для храниения. Специально отведенное место для локации ненужных вещей.

Используя критерии, выведенные на 8-ом шаге, нужно отметить лишние предметы красными ярлыками. После этого они перемещаются в место временного хранения для дальнейшей оценки и обработки. Наконец, ненужные вещи реализуются, согласно плану.

Варианты реализации могут быть следующими:

• Отдать
• Продать
• Хранить с целью дальнейшего использования
• Утилизировать

Оставшиеся предметы следует упорядочить в целевой зоне.

Шаг 11. Карта локаций

Этот шаг еще называют «Созданием карты текущего состояния». Ее разработка занимает не более двух часов и включает в себя тщательную фиксацию существующей планировки и рабочих процессов в целевой области. Речь не о простом рисунке – карта служит окном в операционный поток, выявляя те места, которые требуют проработки и корректировки.

Итак, вначале рисуетя подробный контур целевой зоны. Мебель, оборудование и даже незначительные предметы (например, корзина для мусора) тщательно размечаются. Перемещения сотрудников так же документируются. Проблемы, выявленные в ходе разработки карты, выделяются в виде заметок: так будет удобнее работать с ними в дальнейшем. Такая всеобъемлющая картина позволяет определить области, мешающие эффективной работе. Кроме того, готовится почва для целенаправленных улучшений.

Например, одна известная компания, благодаря этой методике, зафиксировала ненужные перемещения бухгалтеров только из-за отсутствия степлеров в свободном доступе. Этот простой вывод позволил ей решить проблему, быстро оптимизировав работу бухгалтерии.

Шаг 12. Планирование стабильного будущего

После создания карты следует спланировать план рациональной работы на будущее. Это очень важный этап, который занимает не более одного дня и предполагает изучение возможных стратегий будущих оптимизаций. Четко разработанный план имеет решающее значение для минимизации сбоев в процессе перестановки. Он предотвращает лишние перемещения предметов и обеспечивает плавный переход в сторону улучшения рабочего процесса.

Существуют восемь основных правил, которые закладывают основу для дальнейшего порядка в офисе.

1. Удобная планировка. Планировка должна способствовать легкому перемещению в офисе.
2. Много свободного пространства. Меньшее количество мебели и оборудования снижает общую когнитивную нагрузку.
3. Прозрачность. Интуитивно понятный поиск предметов исключает временные потери.
4. Быстрый доступ. Использование неглубоких шкафов для хранения позволяет избежать их загромождения предметами.
5. Сокращение физических усилий. Хранение тяжелых предметов на специальных стеллажах или тележках сводит к минимуму физическую нагрузку в процессе перемещений.
6. Горизонтальная организация мест хранения. Использование низких полок и штафов с целью исключить вертикальное, неудобное хранение вещей.
7. Последовательность процессов. Работа, основанная на последовательности действий, устраняет много ненужных задержек.
8. Право собственности на офисные принадлежности. Назначение ответственных за конкретное оборудование, вещь и даже участок в офисе повышает уровень ответственности среди всего персонала.

Так же, в качестве стратегий по улучшению организованности процессов, можно предложить следующие методы:

• Сортировка по категориям. Тщательно сортируя и распределяя предметы по категориям, устанавливается понятная логика использования пространстава.
• Система супермаркета. Команды или отделы, в рамках стратегии, усправляют своими запасами самостоятельно. Это предполагает заблаговременное создание заказов на нужные предметы самими сотрудниками – до момента исчерпания резерва.
• Система «Убрать ящики и двери». Этот подход предусматривает легкий доступ ко всем предметам в помещении благоря отказу от ящиков и дверей в шкафах. Таким образом, становится визуально проще различать их и получать к ним доступ.

Шаг 13. Приведение плана в действие

Данный этап обычно занимает 1-2 недели на планировку одной большой зоны. Главной целью шага является обеспечение правильного расположения всех необходимых вещей для удобства их использования.

Ключевые задачи:

• Пересмотр и доработка. Изучение плана, определение областей и расстановка приоритеов выполнения.
• Определение критериев. Определение четких критериев для выбора той или иной перестановки в офисе.
• Процесс перемещения. Следует начать с самых габаритных предметов, а затем перейти к стеллажам, шкафам, оборудованию средних размеров, мебели и, наконец, к мелким вещам.
• Определение категорий. Распределение всех документов по категориям в зависимости от частоты их использования.
• Поддержание порядка. Использование визуальных подсказок для обозначения мест, где находятся предметы и куда их следует возвращать после применения.

Шаг 14. Стандарты уборки

Шаг выполняется в течении одного дня и предполагает определение четких критериев завершенности уборки.

Он состоит из трех этапов:

1. Разработка СОП (Стандартные операционные процедуры). В этом документе описаны все этапы уборки выделенной зоны.
2. Создание контрольного списка. В нем описываются те критерии, которые применяются конкретно к каждому отдельному аспекту уборки, что обеспечивает ее правильную последовательность.
3. Свежий взгляд. Рекомендуется привлечь команду, которая не отвечает за уборку в данной зоне. Это поможет выявить скрытые проблемы, которые могли остаться незамеченными.

Шаг 15. Проверка плана

Проверка плана на практике, которая может продлиться от одного дня до недели, в зависимости от размера помещения.

1. Определение целей. Распределение целей и задач между участниками.
2. Выбор методов уборки. Выбор подходящих методов для различных зон.
3. Напоминания о критериях уборки. Обратная связь с участниками на предмет их четкого понимания критериев уборки.

Начинать уборку следует сверху (потолок, светильники и т.д.), а затем спуститься вниз, взявшись за мебель, стены, ящики, внутренние механизмы оборудования и все прочие предметы офиса. Заодно, можно заменить изношенные детали, например, лампочки. В самом конце, наводится порядок в переходах помещения и на полу.

Шаг 16. Стандартизация и обмен информацией

Создав организованное рабочее пространство путем сортировки, упорядочивания и уборки, необходимо переключиться на его поддержание. Этот важнейший этап зависит от двух ключевых элементов: стандартизации и обмена информацией.

Стандартизация, по сути, назначает кажому сотруднику те действия, которые он должен выполнять в рамках своей привычной работы в фирме. Иными словами, они не должны рассматриваться персоналом как дополнительное бремя. Поэтому очень важно грамотно интегрировать их в повседневную рутину.

Визуальные средства контроля, такие как маркированные контейнеры и разметка пола, играют не последнюю роль. Эти напоминания служат четким руководством для поддержания организованности в офисе. Кроме этого, автономное обслуживание дает возможность сотрудникам брать на себя ответственность за использование, чистку и смазку оборудования, что в свою очередь предотвращает его порчу.

Шаг 17. Визуальное управление

17-ый шаг представляет собой визуальный менеджмент, который должен обеспечить каждому участнику доступ к информации. Он включает в себя создание удобных обозначений в виде размещенных на территории офиса изображений.

Цели визуализации.

• Упростить доступ к предметам — обозначения призваны облегчить и ускорить поиск.
• Оптимизировать управление резервами — визуальные «подсказки» свособствуют своевременному их пополнению и предотвращают нехватку.
• Повысить общий уровень безопасности — такие напоминания, как предупреждения и инструкции, способствуют увеличению безопасности рабочей среды.

Как правило, используются три основных типа указателей:

1. Расположение. Этот указатель определяет выделенные зоны для отделов, расположению оборудования и прочих ресурсов офиса.
2. Информация. В нем предоставляются сведения о текущем резерве, а так же о необходимах мерах предосторожности и показателях эффективности работы офиса.
3. Процедура. Ведение сотрудников по шагам выполнения задач.

Эффективность визуального управления зависит от того, насколько своевременно, точно и стратегически правильно размещены эти подсказки.

Шаг 18. Наставничество

Этот шаг заключается в том, чтобы все понимали и принимали систему «5S». Достижению этой цели способствует комплексное обучение группы, позволяющее ее участникам осмыслить правильность выбранной модели и необходимость внедрения «5S» в свою повседневную работу. Стоит выделить два основных аспекта шага.

Понимание сотрудниками того, «зачем мне это нужно».
Персонал должен знать главное назначение, а так же видеть преимущества в долгосрочном применении системы. Это способствует формированию чувства сопричастности к общему процессу и побуждает к активным действиям.

Интеграция системы в работу персонала.
Обучение должно содержать рекомендации на предмет того, как интегрировать систему в свой текущий рабочий процесс. Переход должен быть плавным и ненавязчивым. Кроме того, очень важно создать условия для самообучения.

Шаг 19. Формирование привычек

Выполнение этого шага является решающим, когда речь идет о долгосрочном существовании системы. Он направлен на перерастание «5S» в образ жизни всей организации.

Главные условия выполнения шага.

1. Интеграция «5S» в повседневную рутину. Принципы метода должны стать неотъемлемой частью повседневной работы, а не просто отдельными задачами.
2. Регулярные проверки. Участие руководства в плановых проверках демонстрирует свою приверженность и укрепляет значимость системы в глазах сотрудников.
3. Плановые аудиты. Проведение проверок с участием специальных групп позволяет выявить те области, которые требуют внесение корректировок.
4. Обмен передовым опытом. Поощрение сотрудников к обмену опытом способствует их постоянному развитию и созданию атмосферы сотрудничества в команде.

Включение системы «5S» в должностные инструкции так же подчеркивает ее важность, а регулярные аудиты, в свою очередь, обеспечивают постоянный прогресс.

Шаг 20. Автоматизация системы

Это последний шаг, который подчеркивает систематический и постоянный характер системы «5S». Его цель состоит в том, чтобы постоянно развивать уже внедренные процессы и практики, а не рассматривать «5S» как разовый проект.

Ключевыми аспектами настоящего шага являются:

Обеспечение устойчивой поддержки со стороны руководства. Постоянное участие руководства жизненно важно для обеспечения офиса всеми ресурсами, а так же для решения его ключевых проблем и поддержания мотивации сотрудников.

Внедрение мероприятий по улучшению эффективности работы. Это могут быть «мозговые штурмы», в которых каждому сотруднику дается шанс проявить себя, или же другие мероприятия, в которых должен быть занят весь коллектив. Не стоит упускать и те детали, которые кажутся на первый взгляд незначительными. Например, размещение в офисе коробки для записок с предложениями и пожеланиями.

Поощрение новых идей. Культура инноваций процветает только тогда, когда все работники чувствуют потребность руководства в их идеях по улучшению. Это способствует сопричастности и вовлеченности каждого члена группы в общую команду.

Надо сказать, для успешного внедрения этого шага требуется прочный фундамент, заложенный на всех предыдущих этапах. Поддержка сотрудников со стороны руководства, порой, имеет решающее значение. Команда должна ясно видеть конечную цель. Именно это позволит ей сохранять высокую динамику развития и не позволит угаснуть столь нужному начинанию.

Заключение

После внедрения системы 5S проделанная работы нуждается в постоянном анализе и удержании результатов на прежнем уровне. Для этого следует выявлять те проблемы, которые мешают системе функционировать или ощутимо замедляют этот процесс.

Как правило, у таких проблем всегда есть первопричина, заложенная в их основе. С ней следует бороться в первую очередь. Часто, для решения этой задачи руководство привлекает креативных менеджеров для организации «мозговго штурма», особенно если искомая причина не была найдена силами руководства. Будет лучше, если сотрудники сами являются приверженцами данной системы.

Далее, определившись с причиной, нужно выбрать наиболее эффективное решения для ее устранения. Выбор стоит делать в пользу решений, которые гарантированно будут реализованы. Нет смысла планировать их «на будущее», поскольку система требует непрерывной работы внутри офиса. В противном случае, есть рист полностью аннулировать все результаты, полученные ранее с таким усердием.

После удачного решения проблемы и восстановления работы системы, следует закрепить результат. Для этой цели, найденные инструменты следует использовать в привычных бизнес-процессах, которые ежедневно выполняются сотрудниками в офисе. Это даст свои плоды в долгосрочной перспективе.

Следует выделить основные аспекты в работе, соблюдение которых создает в колеективе нужный позитивный фон. Они являются обязательными для осуществления данного проекта.

1. Открытая коммуникация. Руководителю стоит поощрять обмен информацией на любые темы, даже если речь идет о негативных сторонах работы компании.
2. Инклюзивное руководство компанией. Вовлечение менеджеров всех уровней для обсуждения и принятия решений.
3. Расширение прав и возможностей сотрудников. Необходимо поощрять творчество и позволять каждому вносить свои идеи.
4. Культура позитива. Это означает приоритет доверия, уважения, непрерывного взаимного обучения и стремления к сотрудничеству.
5. Приверженность руководства. Важно обеспечить широкую поддержку и участие руководителей во всех делах фирмы.

В заключении, стоит проговорить основной месседж данной системы. Известно, что главной причиной деорганизации совместной работы является игнорирование важности порядка внутри помещения. Попросту, этот момент остается без внимания.

Офисы – это подвижная среда, которая должна уметь адаптироваться под текущие потребности клиента. Кроме того, готовность к внедрению новых технологий и к быстрым кадровым перестановкам так же являются обязательными. А значит, не имея системного, глубокого понимания жизни офиса, вскоре сотрудники начнут замечать всю неэффективность сваленных в одну кучу процессов и чувствовать свое бессилие по части их устранения. Для этого и существуют системы. Они, в некоторым смысле, дают фору в борьбе против «вечного хаоса».

Система 5S предлагает внедрение базовых шагов, которые уже много раз доказали свою состоятельность на примере крупных, известных компаний. Эти шаги можно вывести в следующий порядок:

• Сортировка: определение и устранение ненужных предметов.
• Организация: обеспечение быстрого доступа к оставшимся предметам.
• Чистота: постоянное поддержание чистоты на рабочем месте.
• Стандартизация: установление обязательных процедур и обеспечение их выполнения.
• Поддержание результатов: постоянная оценка и совершенствование системы.

Важно помнить, что успешное внедрение 5S требует заинтересованности на всех уровнях, включая руководителей отделов и высшее руководство компании. И к кожалению, как показывает практика, офис довольно быстро возвращается к своим старым методам работы, если должное внимание и постоянная практика теряют в его коллективе свою актуальность.