SWOT анализ для роста бизнеса. 5 типичных ошибок

Согласно исследованиям за последние 10 лет, из 100 вновь зарегистрированных компаний, 80 закрываются в первый год. Из оставшихся 20, еще до 80% уходят с рынка в течение следующих двух лет. Таким образом, через три года остается всего 4 конкурентноспособных компании из первоначальных 100, которые твердо «стоят на ногах» и продолжают свою деятельность на рынке.

Для того чтобы избежать подобного исхода и обеспечить стабильное развитие, необходимо интегрировать стратегии оптимизации бизнес-процессов. На основе анализа данных и передовых методов встраиваются решения, направленные на повышение эффективности и устойчивости бизнеса.

Поддержка роста и успешное функционирование компании напрямую связаны с регулярной аналитикой внутренних процессов. Как помочь бизнесу, достичь и удержать лидирующие позиции на рынке, определить и устранить ошибки – приведено на примерах далее.

SWOT анализ: Ошибка № 1. Неумение разделить проблемы на частные и системные

Часто руководители сталкиваются с ситуацией, когда сотрудники допускают ошибки или работают не очень эффективно. В таких случаях неопытный руководитель может провести беседу с сотрудником и указать на допущенные ошибки, ожидая тем самым решить проблему. Однако, если подобные ситуации повторяются с другими сотрудниками, это может свидетельствовать о том, что ошибка не является локальной, а скорее системной.

Такая системная ошибка может оказывать влияние не только на результаты отдельного сотрудника, но и на продуктивность всего отдела или компании.

Описание ситуации:

Проблемы могут быть как локальными, связанными с конкретными сотрудниками и их навыками или мотивацией, так и системными, влияющими на работу всей компании, такие как неэффективная организационная структура или недостаточное использование инструментов управления.

Для этого:

Необходимо провести анализ, чтобы определить, на каком уровне произошла ошибка: на уровне сотрудника (локальная) или компании (системная).

Решение ситуации:

Выявление уровня ошибки

Уровень ошибки: Локальные ошибки

• Недостаточная подготовка сотрудника
• Отсутствие мотивации или понимания целей компании
• Отсутствие обратной связи и поддержки руководства

Уровень ошибки: Системные ошибки

• Недостаточное вовлечение сотрудников в процесс принятия решений
• Неэффективная организационная структура
• Недостаточное использование инструментов управления

Решение ошибок: Локальные ошибки

• Проведение дополнительных обучающих программ и тренингов
• Установление четких целей и критериев оценки результатов
• Развитие системы обратной связи и мотивации

Решение ошибок: Системные ошибки

• Проведение маркетинговых исследований, включая SWOT анализ и анализ конкурентной среды
• Внедрение современных методов управления и лидерства
• Реорганизация организационной структуры компании
• Методы управления и структура компании

Проблемы системного характера требуют системного подхода к решению. Например, для устранения недостаточного использования инструментов управления можно внедрить систему маркетинговых исследований, таких как SWOT анализ и анализ конкурентной среды. Для реорганизации организационной структуры компании можно обратиться к современным методам управления и лидерства, таким как теория лидерства и агильный менеджмент.

Эти шаги помогут выявить и решить как локальные, так и системные ошибки, способствуя повышению эффективности работы отдела или компании.

Например, у нас в агентстве есть отдел, который занимается разработкой стратегий CRM-маркетинга для клиента. Долгое время эффективность этого отдела измерялась тем, остался ли клиент доволен предложенной стратегией. При этом не учитывалось, как внедрение стратегии повлияет на бизнес- показатели заказчика. То есть задача с разработкой стратегии выполнялась, но при реализации стратегии постоянно возникали проблемы. Тогда руководство внедрило новую метрику — стали оценивать, как предлагаемое решение влияет на бизнес-показатели клиента. Для этого: ввели ежеквартальную проверку показателей внутри проектов и наладили процессы, чтобы каждое подразделение фокусировалось на достижениях клиента, а не на факте выполненной работы. Это помогло увеличить уровень удовлетворенности клиентов; переписали систему мотивации, чтобы каждый сотрудник видел, как его идея влияет на итоговую выручку.

SWOT анализ: Ошибка № 2. Отсутствие приоритетов

Часто руководитель увлекается процессами без предварительного планирования, в итоге это приводит к смещению фокуса от приоритетных задач. Он начинает выполнять множество задач, не задумываясь о том, как они соотносятся с общими целями компании. Это особенно часто происходит на старте и первые месяцы запуска бизнеса. Если у руководителя нет ясно определенных приоритетов, то и у его команды их нет. Это приводит к ситуации, когда никто в компании не знает, что должно быть сделано в первую очередь, и важные направления остаются без должного внимания. Например, агентство фокусируется на работе с текущими клиентами, не уделяя должного внимания привлечению новых. В итоге, по завершении текущих проектов, агентство оказывается на грани закрытия.

Чтобы исправить эту ситуацию, важно:

• Определить четкую цель перед улучшением процесса. Разбить цель на задачи и определить, какие действия приведут к их выполнению быстрее.
• Установить приоритеты на задачи, которые позволят:
• Увеличить прибыль компании,
• Улучшить и оптимизировать бизнес-процессы,
• Повысить конкурентоспособность,
• Эффективно управлять финансами и сотрудниками.

В примере с агентским бизнесом, главным приоритетом остается удержание клиентов. Постоянные клиенты обеспечивают проекты и доход.

Поэтому важно создать условия, при которых клиентам будет выгодно оставаться с компанией.

Ключевые моменты в этом процессе:

• Обеспечение высокого уровня сервиса: оперативное и вежливое обслуживание, налаженный электронный документооборот и персонализированные решения, что приводит к повышению уровня удовлетворенности клиентов и вероятности их возвращения.
• Организация слаженных рабочих процессов: разработка регламентов и системы оценки эффективности работы сотрудников, установление соглашений об уровне сервиса для каждого отдела и внутренних стандартов при использовании SLA, что обеспечивает более эффективную работу и улучшает качество предоставляемых услуг.

SWOT анализ: Ошибка № 3. Незаменимые элементы в системе

Часто в компаниях возникает ситуация, когда зависимость от одного сотрудника делает его незаменимым. Это может быть не только нежелательным, но и рискованным для бизнеса. Например, маркетолог, контролирующий интернет-продвижение компании, может эффективно решать множество задач, но его уход может нарушить процессы и привести к потерям.

Для предотвращения подобных ситуаций, важно провести анализ роли ключевого сотрудника с использованием все тех же инструментов из SWOT-анализа, чтобы определить его сильные и слабые стороны, а также возможности и угрозы для бизнеса. На основе этого анализа следует разработать регламент деятельности, который будет документировать процессы и делить знания с другими членами команды, обеспечивая более устойчивую систему управления персоналом и сокращая риски утраты ключевого персонала.

SWOT анализ: Ошибка № 4. Неумение делегировать задачи

При управлении бизнесом часто возникает ситуация, когда владельцы не могут разгрузить себя от операционных задач и сосредоточиться на стратегических аспектах. Они считают, что никто не сможет выполнить задачи так, как они сами, и поэтому не делегируют их другим сотрудникам.

Чтобы исправить эту ситуацию, необходимо:

• Подойти к восприятию делегирования комплексно и избавиться от искажения «хочешь сделать хорошо — сделай сам».
• Делегировать не только задачи, но и функцию контроля их выполнения, внедряя инструменты SLA. Руководители отделов должны уметь эффективно организовывать работу своих сотрудников, чтобы добиться качественного результата. Если же процессы неэффективны, их необходимо пересмотреть и оптимизировать.

В данном случае используются различные инструменты для улучшения управления и повышения эффективности компании:

• SWOT-анализ проводится для оценки текущего положения и разработки стратегии. Этот метод помогает выявить как внутренние, так и внешние факторы, влияющие на бизнес.
• Теория лидерства помогает руководству определить подходящий стиль лидерства, что в свою очередь способствует разрешению конфликтов и повышению мотивации сотрудников.
• Документирование знаний включает создание системы документации и передачи опыта. Этот подход позволяет избежать зависимости компании от одного сотрудника и обеспечивает непрерывность бизнес-процессов при уходе сотрудников.
• Эффективное управление компанией включает в себя использование таких инструментов, как SWOT-анализ, теория лидерства и документирование знаний. SWOT-анализ помогает выявить сильные и слабые стороны компании, а также возможности и угрозы. Теория лидерства помогает определить оптимальный стиль управления и достичь целей. Документирование знаний и передача опыта обеспечивают непрерывность деятельности компании и избавляют от зависимости от отдельных сотрудников. Создание системы документации позволяет сохранить и распространить знания всей команды.

Использование правильно подобранных инструментов помогает компаниям эффективно управлять своими ресурсами и достигать поставленных целей.

SWOT анализ: Ошибка № 5. Отсутствие горизонта планирования

Стратегическое планирование, ориентированное на будущее, является ключевым фактором успешного развития компании. Принцип "здесь и сейчас" может привести к болезни роста, когда компания не готова к увеличению объемов работы. Важно предвидеть возможные вызовы и создавать гибкие механизмы масштабирования.

Руководители должны задавать себе вопрос о том, как подстроить процессы под будущие изменения. Минимальный горизонт планирования должен составлять не менее двух лет. Например, если компания планирует увеличить оборот в несколько раз, необходимо учитывать не только увеличение количества сотрудников, но и необходимость в дополнительных управленцах.

Главная задача руководителя — создать прозрачную систему работы и контроля внутри компании. Системность и готовность к изменениям позволят компании успешно масштабироваться и преодолевать вызовы роста.